Expedierade handlingar

Vad är en expedierad handling?

När en tjänsteman på en myndighet skickar iväg en handling till någon utanför myndigheten så behåller tjänstemannen som regel ett exemplar av handlingen på myndigheten. Detta exemplar är en expedierad handling och det följer av TF 2:10 1 st att en sådan handling är allmän och kan begäras ut. Det är inte bara myndigheters beslut som expedieras på det här sättet. Det är också vanligt att t.ex. utredningsmaterial i pågående ärenden skickas ut till parterna i ärendet så att de kan yttra sig över handlingarna. På det sättet blir även utredningsmaterialet allmänna handlingar redan innan ärendet är avslutat.

Hur går expedieringen till?

Själva expedieringen kan gå till på flera sätt. Handlingen kan skickas till mottagaren med post, mejl och fax med mera eller lämnas över till mottagaren av tjänstemannen personligen. Handlingen behöver inte ens ha skickats iväg eller lämnats över för att vara expedierad. Det räcker med att myndigheten håller handlingen ”tillgänglig för avhämtning” hos myndigheten (se RÅ 1982 2:59 och RÅ 2004 ref. 105).

Om en handling delas ut under ett möte med utomstående blir handlingen expedierad även om den samlas in igen efter mötet (se Kammarrätten i Stockholm mål nr 2663-10).

En expediering kan också gå till så att myndigheten lägger in handlingen i en databas som personer utanför myndigheten har direktåtkomst till (se Högsta förvaltningsdomstolens dom i målet HFD 2173-11).

Undantag

Det finns två viktiga undantag från regeln om att expedierade handlingar är allmänna:

1. Om man bara läser lagtexten så ser det ut som att man skulle kunna göra en handling allmän genom att överklaga myndighetens beslut att inte lämna ut den. Vid ett överklagande måste myndigheten nämligen lämna över den aktuella handlingen till kammarrätten och handlingen borde då bli allmän eftersom den expedieras från myndigheten och kommer in till domstolen. Men den luckan i lagen har dåvarande Regeringsrätten täppt igen genom domarna i målen RÅ 1992 ref. 63 och RÅ 1996 ref. 19. Kontentan av dessa domar är att det skulle vara orimligt om handlingarna blev allmänna i den här situationen och därför ska de inte betraktas som expedierade eller inkomna.

2. Ett ytterligare undantag är det så kallade delningsundantaget som du kan läsa mer om här.

Handling som ska expedieras blir allmän först när det sker

Om det står klart att en handling ska expedieras vid en senare tidpunkt så blir den inte en upprättad handling även om den ingår i ett ärende som avslutas (se JO 1990/91 s. 425).

Men det finns ett undantag. Protokoll eller liknande minnesanteckningar blir upprättade handlingar direkt när de justeras. Det spelar ingen roll om tanken är att de ska expedieras till någon utanför myndigheten vid ett senare tillfälle (se JO 1985/86 s. 348).