Handlingarna finns hos en tjänsteman som inte är här!

Din tillgång till allmänna handlingar får inte vara beroende av om en viss tjänsteman finns på plats på myndigheten när du gör din begäran. Om en myndighet förvarar allmänna handlingar inlåsta så måste det finnas någon i tjänst som kan låsa upp och plocka fram dem (JO 1990/91 s. 409). Myndigheter måste också se till att ha tillgång till frånvarande anställdas tjänstebrevlådor för e-post och kunna öppna personadresserade kuvert för kontrollera om de innehåller allmänna handlingar (se JO 2002/03 s. 497, JO 1982/83 s. 248 och JO 2002/03 s. 495). Handlingar anses vara förvarade hos myndigheten även om en tjänsteman har lånat hem handlingar (RÅ 1951 E 42) eller tagit emot handlingarna i sitt arbete ute på fältet och ännu inte har lämnat över dem till myndigheten (Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl, s. 43). I en sådan situation kan inte en myndighet vägra att lämna ut handlingarna utan får antingen begära hem handlingarna från tjänstemannen eller se till att han eller hon lämnar ut dem till dig.

En myndighet kan inte heller kräva att en viss tjänsteman ska vara närvarande när handlingar lämnas ut om det skulle försena utlämnandet därför att tjänstemannen är frånvarande (se JO 2550-11).