JO 6256-09

Kronofogden kritiserades för att inte ha lämnat ut registerutdrag om utmätningar med hänvisning till att det var semestertider och att man därför saknade resurser för att ta fram de begärda utdragen.

JO_6256_2009

Potentiella handlingar

Du kan som regel inte kräva att en myndighet ska skapa en helt ny handling med en sammanställning av just de uppgifter som du är ute efter (se RÅ 1978 2:19). Det här gäller även om den nya handlingen är en sammanställning av uppgifter som finns i olika allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Möjligtvis kan myndigheten tänka sig att göra det mot betalning i sin uppdragsverksamhet men det är en annan fråga. Men det finns en typ av sammanställningar som en myndighet faktiskt är skyldig att göra enligt TF. Det är de så kallade potentiella handlingarna som ingår i den handlingstyp som kallas upptagningar och som bland annat innefattar databaser av olika slag (TF 2:6 2 st). Se mer om upptagningar här.

Vad är då en potentiell handling? Det är en handling som inte existerar när du begär ut den men som myndigheten, utan större svårigheter, kan skapa på begäran av dig. Ett registerutdrag från ett databas är en typisk potentiell handling. I Skatteverkets folkbokföringsdatabas finns till exempel ett oändligt antal potentiella handlingar som myndigheten kan skapa genom att kombinera olika uppgifter om personers ålder, bostadsadress och civilstånd etc. Personbeviset är en vanlig variant och Skatteverket skapar miljontals personbevis varje år (källa: skatteverket.se).

Så här förklarar JO begreppet potentiell handling (JO 2000/01 s. 567 och JO 2006/07 s. 478):

”…varje sammanställning av sakligt sammanhängande uppgifter som en myndighet kan göra med hjälp av tillgängliga program är att anse som en handling som förvaras hos myndigheten. Förutsättningen är endast att sammanställningen skall kunna göras med rutinbetonade åtgärder. Därmed avses att det skall vara fråga om en begränsad arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader.”

Rutinbetonade åtgärder

Vad betyder det att en potentiell handling enligt TF 2:6 2 st är förvarad hos myndigheten om den kan sammanställas med ”rutinbetonade åtgärder”? Utgångspunkten är den så kallade ”likställighetsprincipen”. Den innebär att en potentiell handling som myndigheten kan sammanställa för eget behov med hjälp av sina dataprogram också ska lämnas ut till dig om du begär det. Att myndigheten aldrig tidigare har sammanställt de efterfrågade uppgifterna har ingen betydelse för din rätt att få ut den potentiella handlingen (JO 2006/07 s. 478).

Även om lagen talar om ”rutinbetonade åtgärder” så har du möjlighet att kräva en del ansträngningar av myndigheten. Dåvarande Regeringsrätten har slagit fast att en myndighet kan vara skyldig att på begäran göra skräddarsydda urval av uppgifter för att sammanställa dessa till en potentiell handling (RÅ 1974 ref. 8). En myndighet är också skyldig att göra vissa anpassningar av sina standardprogram för att göra det aktuella urvalet (RÅ 1976 ref. 122). Däremot är myndigheten inte skyldig att ta fram ett helt nytt datorprogram för att göra urvalet (RÅ 1988 ref 84). Om en myndighet av praktiska skäl valt att dela upp uppgifterna på olika register så kan den vara skyldig att sammanställa uppgifter från dessa register till ett enda registerutdrag (RÅ 1977 Ab 310). HFD har i ett fall kommit fram till att 4-6 timmars arbete för att göra en sammanställning inte kan ses som en rutinbetonad åtgärd (HFD 4266-14).

En konsekvens av likställighetsprincipen är att du inte kan kräva en sammanställning av personuppgifter som myndigheten själv inte får göra (se begränsningsregeln i TF 2:7). Det kan hända att en myndighet saknar befogenhet enligt lag att göra vissa sökningar och sammanställningar i register med personuppgifter därför att det skulle kränka den personliga integriteten. Men det finns olika grader av begränsningsregler. Finns det ett absolut sökförbud som säger att en myndighet inte under några förutsättningar får använda en uppgift som sökbegrepp i en databas, så är de sammanställningar som bygger på det sökbegreppet inte potentiella handlingar. Ett exempel på ett sådant sökförbud finns i 3 kap. 5 § polisdatalagen. I många registerförfattningar (lagar som reglerar hur myndigheter får använda sina dataregister) finns mindre strikta regler i form av ändamålsbegränsningar och villkorade sökförbud. Med det menas regler som säger att myndigheter bara får göra sökningar och sammanställningar av uppgifter från sina databaser för vissa angivna ändamål och under vissa angivna förutsättningar. Dessa regler inskränker inte myndigheternas skyldigheter att på din begäran sammanställa uppgifter till potentiella handlingar (se prop. 2011/12:157 s. 7 där det också finns hänvisningar till äldre förarbeten).

Färdiga elektroniska handlingar

Alla elektroniska handlingar är inte potentiella handlingar. Vissa är istället färdiga elektroniska handlingar som kan jämställas med pappersdokument vid tillämpning av offentlighetsprincipen. Det är handlingar med ett fixerat informationsinnehåll som pdf:er eller wordfiler. En myndighet kan aldrig vägra lämna ut färdiga elektroniska handlingar med hänvisning till att dessa inte kan tas fram med rutinbetonade åtgärder.

I förarbetena (prop. 2001/02:70 s. 20-21) kan man läsa följande om färdiga elektroniska handlingar (nuvarande  TF 2:6 1 st ). En upptagning för automatiserad behandling kan, liksom en konventionell handling i pappersform, vara en slutligt utformad och redan existerande handling med ett bestämt, fixerat, innehåll som kan återskapas gång på gång. Det är enligt regeringens mening inte tillfredsställande att en sådan handling ska anses förvarad hos en myndighet endast om den kan tas fram med rutinbetonade åtgärder. Färdiga elektroniska handlingar anses förvarade om de rent faktiskt finns hos myndigheten, dvs. om de kan göras tillgängliga med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv förfogar över för överföring i sådan form att de kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas och detta oavsett om det krävs endast rutinbetonade åtgärder för att få fram dem eller mer omfattande arbete.

I den här domen kom kammarrätten fram till att e-postloggar inte är färdiga elektroniska handlingar och i den här domen slog kammarrätten fast att så kallade månadsackar är det.

Potentiella handlingar – inte uppgifter ur handlingar

Att begära ut en potentiell handling är inte det samma som att begära ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4. Om du ringer till en myndighet och ber att få ett muntligt besked om uppgifter som finns i myndighetens dataregister så begär du uppgifter ur en allmän handling. Om du istället begär ut ett registerutdrag så är det en potentiell handling som du begär ut. För mer information om skillnaden mellan att begära ut allmänna handlingar kontra uppgifter ur allmänna handlingar läs här.

JO 4275-10

JO_4275_10

Helsingborgs stadsteater fick kritik av JO för att det i semestertid inte fanns någon på plats som kunde ta fram begärda handlingar. Dessutom menade teater att vissa av de begärda handlingarna bara kunde lämnas ut av ekonomiansvarig, vilket JO också kritiserade.