Minnesanteckningar

Vad är en minnesanteckning?

En tjänsteman kan behöva göra minnesanteckningar som stöd i det egna arbetet med ett pågående ärende. Det kan handla om att stolpa upp de viktigaste uppgifterna i ett stort utredningsmaterial eller att skriva ”att göra”-listor över åtgärder som måste vidtas i ärendet (se bland annat RÅ 1972 ref. 70). Det kan också handla om rättsutredningar där tjänstemannen antecknar de lagparagrafer och rättsfall som har betydelse för hur ärendet ska bedömas. Om ärendet ska föredras för en beslutsfattare kan tjänstemannen göra en typ av minnesanteckning som kallas föredragningspromemoria och som tjänstemannen använder som stöd när ärendet presenteras (RÅ 1980 Ab 196). Begreppet ”anteckning” omfattar även upptagningar, t.ex. ljud- och bildupptagningar (se TF 2:12 1 st sista meningen). Det är bara anteckningar som hör till ett ärende som kan betraktas som minnesanteckningar enligt TF 2:12 1 st . Anteckningar som inte hör till ett ärende ska istället bedömas enligt TF 2:10 2 st 3 p 1 led (JO 1978/79 s. 224).

Minnesanteckningar ska inte blandas ihop med vad som brukar kallas tjänsteanteckningar. En tjänsteanteckning gör tjänstemannen för att dokumentera uppgifter som har kommit in i ärendet. Det kan till exempel vara en anteckning från ett telefonsamtal där någon ringt till myndigheten för att göra en anmälan. Det kan också vara tjänstemannens egna iakttagelser från t.ex. ett tillsynsbesök eller från en insamling av bevis ute på fältet. Sammanfattningsvis kan man säga att anteckningar som tillför uppgifter till ett ärende, snarare än sammanställer uppgifter som redan finns där, aldrig är minnesanteckningar enligt 2:9 1 st (framgår av lagtexten och av RÅ 1971 ref. 23, JO 1958 s. 222 och JO 1968 s. 497). För tjänsteanteckningar gäller istället huvudregeln att dessa blir allmänna när ärendet avslutas.

När blir en minnesanteckning allmän?

Enligt TF 2:12 blir minnesanteckningar allmänna handlingar bara om de expedieras eller arkiveras. Huvudregeln i TF 2:10 1 st att handlingar i ett ärende blir allmänna när ärendet avslutats gäller alltså inte minnesanteckningar. Om minnesanteckningen inte har expedierats så blir den allmän bara om ärendet har arkiverats och anteckningen följt med övriga handlingar till arkivet. Om en tjänsteman sparar en minnesanteckning för eget bruk i byrålådan eller i en mapp på datorn så betraktas den inte som arkiverad och den är följaktligen inte allmän (Irja Hed, Sekretess! – Handbok om offentlighets- och sekretesslagstiftningen, 16 uppl., s. 15) .