Elektronisk form

Myndigheter har ingen skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form, t.ex. via e-post (se JO 733-12) eller i en fil som lagras på en dvd-skiva eller ett usb-minne. När det gäller upptagningar för automatiserad behandling (TF:s benämning på elektroniska handlingar) så räcker det nämligen att myndigheten skriver ut de aktuella handlingarna och lämnar ut dem som pappersutskrifter (se TF 2:16 1 st om det så kallade utskriftsundantaget). Det finns å andra sidan inte heller något generellt förbud mot att myndigheter lämnar ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form. Utskriftsundantaget infördes för att man vill förhindra att personer fick ut stora datamängder i elektronisk form med risk för intrång i enskildas integritet. Samtidigt påpekade lagstiftaren att det kan finnas fall då det står klart för myndigheten att det inte föreligger någon risk för ett otillbörligt integritetsintrång om en kopia av ett ”datamedium” lämnas ut (prop. 1973:33 s. 86). Det kan i stället vara både effektivt och ändamålsenligt för både myndigheten och den enskilde om en handling lämnas ut i elektronisk form. Men det finns andra bestämmelser i t.ex. registerförfattningarna som kan förhindra ett elektroniskt utlämnande. Syftet med utskriftsundantaget är alltså att förhindra att utlämnade uppgifter behandlas automatiserat på ett sätt som kan medföra otillbörliga integritetsintrång. Bedömer en myndighet att det inte finns några integritetsrisker med ett elektroniskt utlämnande, och det inte finns några andra hinder på grund av bestämmelser i registerförfattningar, står det myndigheten fritt att lämna ut en handling i elektronisk form. Det görs också i stor omfattning. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem, mejlar ofta dessa handlingar på begäran.