I vilken form ska det ske?

Uppgifter för bearbetning kan fås i befintligt format – om det kan ske säkert

De senaste decennierna har digitaliseringen av samhället gått fort. Men när det kommer till att lämna ut allmänna handlingar så har det saknats krav på myndigheter att förhålla sig till digitaliseringen. Den har snarast motarbetats i och med det så kallade utskriftsundantaget, som har slagit fast att när det gäller upptagningar för automatiserad behandling (tryckfrihetsförordningens benämning på elektroniska handlingar) så räcker det att myndigheten skriver ut de aktuella handlingarna och lämnar ut dem som pappersutskrifter (se TF 2:16 1 st om det så kallade utskriftsundantaget).

Sedan den 1 augusti 2022 gäller dock lag (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data – den så kallade öppna datalagen – som säger att myndigheter ska lämna ut data för vidareutnyttjande i befintligt format. Uppgifter som finns lagrade digitalt ska alltså lämnas ut digitalt under förutsättning att krav på informationssäkerhet uppfylls och skydd av personuppgifter kan upprätthållas, samt rikets säkerhet inte äventyras. Om en sökande begär att få ta del av data ”öppet, maskinläsbart, och i förekommande fall, tillgängligt och sökbart, tillsammans med tillhörande metadata” så ska myndigheten tillgodose det med om det är lämpligt.

Begreppet ”för vidareutnyttjande” är dock relevant i sammanhanget. Öppna datalagen har inte tillkommit för att underlätta utlämnande av allmänna handlingar, utan för att underlätta att myndighetsdata används vid innovation av produkter och tjänster, vilket i sin tur bedöms gagna landets ekonomi. Enligt lagstiftaren krävs ”någon form av bearbetning av data i syfte att exempelvis skapa eller
utveckla något nytt” för att lagen ska vara tillämplig (se bl.a. prop. 2021/22:225, s 20). Men den bearbetningen kan innebära skapande av ny kunskap, så för det fall man begär ut offentliga uppgifter för att exempelvis räkna på dem eller sammanställa nya samband bör lagen vara tillämplig. Exakt var gränserna går lär tiden och kommande domstolsprövningar utvisa.

Även data för vidareutnyttjande kan dock vara svår att få ut digitalt om den innehåller personuppgifter, eftersom dataskyddsförordningen GDPR förbjuder att sådana mejlas via mejlsystem som inte är krypterade. Många myndigheter saknar fortfarande krypterade mejlsystem och kan följaktligen inte lämna ut digitala personuppgifter den vägen.

I övrigt ingen skyldighet att lämna ut elektroniskt

Som nämnts så finns i övrigt inga bestämmelser om myndigheters skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form, exempelvis via e-post (se JO 733-12) eller i en fil som lagras på ett usb-minne.

Det finns å andra sidan inte heller något generellt förbud mot att myndigheter lämnar ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form. Utskriftsundantaget infördes för att man ville förhindra att personer fick ut stora datamängder i elektronisk form med risk för intrång i enskildas integritet. Samtidigt påpekade lagstiftaren att det kan finnas fall då det står klart för myndigheten att det inte föreligger någon risk för ett otillbörligt integritetsintrång om en kopia av ett ”datamedium” lämnas ut (prop. 1973:33 s. 86). Det kan i stället vara både effektivt och ändamålsenligt för både myndigheten och den enskilde om en handling lämnas ut i elektronisk form. Men det finns andra bestämmelser i bland annat registerförfattningarna som kan förhindra ett elektroniskt utlämnande. Syftet med utskriftsundantaget är alltså att förhindra att utlämnade uppgifter behandlas automatiserat på ett sätt som kan medföra otillbörliga integritetsintrång. Bedömer en myndighet att det inte finns några integritetsrisker med ett elektroniskt utlämnande, och det inte finns några andra hinder på grund av bestämmelser i registerförfattningar, står det myndigheten fritt att lämna ut en handling i elektronisk form.

Kopior per post

I förarbetena till TF 2:16 (prop. 1981/82:37 s. 40) kan man läsa att den som vill ta del av en allmän handling många gånger har svårt att bege sig till den myndighet där handlingen förvaras och att det därför är viktigt att han eller hon i stället har möjlighet att snabbt få ta del av handlingen genom en avskrift eller kopia. Det är alltså underförstått att rätten att få en kopia av en allmän handling också innebär en rätt att få kopian skickad till sig. Om det går att kopiera handlingen så kan myndigheten alltså inte kräva att du ska ta del av handlingen på plats eller för den delen kräva att du hämtar dina kopior, avskrifter eller utskrifter på plats. Det här har JO slagit fast vid flera tillfällen (se bland annat JO 1993/94 s. 513, JO 3313-01, JO 1999/2000 s. 405 och JO_2003/04 s. 389).

Du kan däremot inte kräva att få myndighetens originalhandlingar skickade till dig. Det finns också vissa typer av handlingar som en myndighet inte är skyldig att göra kopior av. Det framgår av TF 2:16 1 st att det finns två undantag från myndigheters skyldighet att göra kopior. Det första gäller upptagningar för ”automatiserad behandling”, dvs. elektroniska dokument och databaser m.m. Dessa handlingar kan myndigheten istället välja att lämna ut i form av utskrifter. I många fall skickar myndigheter ändå elektroniska handlingar som en service om det inte finns några lagar som uttryckligen förbjuder det. De flesta domstolar mejlar till exempel domar till den som begär det. För det andra finns det handlingar som helt enkelt är för komplicerade att kopiera. I TF 2:16 1 st nämns ritningar, kartor och bilder. Även andra upptagningar än de tidigare nämnda upptagningarna för ”automatiserad behandling” kan vara undantagna om de är svåra att kopiera. Det kan till exempel handla om ljud- eller videoband. Myndigheterna kan därför kräva att du ska komma till myndigheten för att ta del av sådana handlingar på plats.

Uppgifter per telefon

Om du vill ha ut enstaka uppgifter ur en allmän handling så har du rätt att få ut dem per telefon (JO 1990/91 s. 382). Om du däremot vill ha ut samtliga uppgifter i en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal olika handlingar så kan du stöta på patrull. Myndigheternas skyldighet att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar har nämligen en begränsning som innebär att uppgifterna inte behöver lämnas ut om det skulle ”…hindra arbetets behöriga gång” (OSL 6:4). En tjänsteman är därför inte skyldig att lägga massa tid på att läsa högt ur en omfattande allmän handling (se regeringens beslut Reg 6639-92 och 6890-92) eller åt att leta fram ett stort antal olika handlingar för att sedan lämna ut enstaka uppgifter ur dessa till dig. Det finns ingen motsvarande begränsning i fråga om myndigheters skyldighet att lämna ut allmänna handlingar. I en situation där du vill ha ut samtliga uppgifter ur en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal handlingar så kan du alltså välja alternativet att istället begära ut själva handlingarna. Då måste myndigheten lämna ut handlingarna oavsett om det innebär mycket jobb för tjänstemännen.

En myndighet är förstås inte skyldig att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om uppgifterna är sekretessbelagda. Sekretessreglerna gäller på samma sätt när du begär ut uppgifter ur allmänna handlingar som när du begär att få ut själva handlingarna (OSL 6:4).

Enligt JO och JK ligger det ”i sakens natur” att det inte ska ta längre tid att lämna ut uppgifter ur en allmän handling än att lämna ut själva handlingen. Det här trots att det inte finns något uttryckligt skyndsamhetskrav i lagen när det gäller utlämnande av uppgift (se JK 4225-08 och JO 744-88).

En myndighet kan inte ta ut någon avgift när myndigheten lämnar ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4 (se JO 1991/92 s. 418).

Det går inte att överklaga en myndighets beslut att inte lämna ut uppgifter ur en allmän handling (jmf OSL 6:7).