Internt arbetsmaterial

Av TF 2:10 1 st framgår att handlingar i ett ärende blir allmänna när ärendet har ”slutbehandlats” . Om du begär ut handlingar i ett pågående ärende så möter du därför ofta invändningen att handlingarna är ”internt arbetsmaterial” hos myndigheten. Begreppet “arbetsmaterial” förekommer inte i TF och tjänstemannens personliga uppfattning om vad som är internt har så klart ingen betydelse. Det stämmer att vissa handlingar blir allmänna först när myndigheten avslutar det ärende som handlingarna tillhör (se TF 2:10 1 st). Men också i ett pågående ärende kan det finnas allmänna handlingar. Det gäller t.ex. de handlingar som utomstående har skickat in till myndigheten i ärendet liksom de handlingar som myndigheten har skickat iväg till utomstående inom ramen för ärendet (se RÅ 1983 Ab 123). Dessa blir allmänna direkt. Protokoll och andra jämförbara minnesanteckningar anses upprättade direkt när de har justerats och det spelar ingen roll om ärendet de hör till är avslutat (TF 2:10 2 st 3 p 1 led, JO 1989/90 s. 367). Se även vad som gäller diarier, journaler och domar m.m. i TF 2:10 2 st 1-2 p.

Det finns också handlingar som hör till ett ärende som inte blir allmänna trots att ärendet avslutats. Det gäller så kallade utkast och minnesanteckningar. Dessa blir allmänna först om de expedieras eller arkiveras. Även handlingar som är tänkta att expedieras vid en senare tidpunkt efter ärendets avslutande blir allmänna först när expedieringen sker. I fallet JO 1990/91 s. 425 hade en länsstyrelse genomfört en utredning med avsikt att redovisa resultatet av utredningen i en rapport till regeringen. JO konstaterade att rapporten inte blev en upprättat handling förrän landshövdingen expedierade den genom att lämna över den till statsrådet. Det här trots att ärendet där rapporten ingick hade slutbehandlats redan tidigare hos länsstyrelsen. Rapporten hade även diarieförts vid en tidigare tidpunkt men JO konstaterade att diarieföring inte har någon betydelse för frågan om en handling är allmän eller inte.