E-postlogg i molntjänst inte förvarad hos myndighet

Kommunalförbundet Sydarkivera avslog en begäran från en person som ville ha ut e-postlogg och internethistorik för en av förbundets anställda. Uppgifter i e-postloggen som var äldre än två veckor hade gallrats enligt gällande gallringsföreskrift, hävdade förbundet i sitt avslagsbeslut. Inte heller loggposterna som var yngre än två veckor kunde lämnas ut då de inte kunde tas fram dem med rutinbetonade åtgärder. Det här eftersom loggarna fanns på en extern server för tjänsten Microsoft Office 365. Inte heller internethistoriken kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder enligt förbundet.

Sökanden överklagade beslutet. I ett yttrande till kammarrätten anförde Sydarkivera att Microsoft inte tillhandahöll några verktyg för att ta fram loggarna och att Microsoft sparade loggarna en begränsad tid, vilket kommunalförbundet inte kunde påverka. Enligt Sydarkivera skulle förbundet behöva nyanställa en person för att ta fram de begärda loggarna och det skulle gå på en halv miljon kronor bara i initiala kostnader. Kammarrätten tyckte inte att det fanns någon anledning att ifrågasätta förbundets uppgifter och avslog överklagandet med motiveringen att de begärda sammanställningar inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder.