HFD: Ingen skyldighet att ta fram åldersuppgifter genom matematisk beräkning

En person som hade begärt ut en lista med åldern på fem anställda vid kammarrätten i Stockholm, nekades uppgifterna med motiveringen att domstolen varken hade någon allmän handling där åldersuppgifterna framgick eller att uppgifterna fanns i någon upptagning för automatiserad behandling som domstolen utnyttjar. Personen överklagade beslutet till Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) och invände att en sammanställning av uppgifterna om ålder kunde göras genom en beräkning utifrån personernas födelsedatum som finns i upptagningar som används i domstolens personaladministrativa verksamhet. HFD avslår dock överklagandet med motiveringen att uppgifterna inte förvaras hos domstolen om sammanställningen av dem kräver att nya uppgifter skapas genom matematiska beräkningar utifrån befintliga uppgifter. En sådan matematisk beräkning kan inte anses vara en rutinbetonad åtgärd, enligt HFD:s dom.

Lista på handläggare som lämnat ut handlingar inte rutinbetonad åtgärd

En sammanställning över alla handläggare som lämnat ut handlingar med personuppgifter som rör fällande domar i brottmål till Nyhetsbyrån Siren, under en angiven period i år. Den begäran riktade en person till Kammarrätten i Göteborg, som konstaterade att det skulle krävas dubbla manuella genomgångar för att hörsamma önskemålet. Efterforskningsåtgärderna skulle sammantaget vara så omfattande att de går utöver de arbetsinsatser som domstolen är skyldig att utföra, enligt rätten.

Nu slår Högsta förvaltningsdomstolen fast beslutet. Den efterfrågade sammanställningen kan inte genomföras med rutinbetonade åtgärder och anses därmed inte förvarad hos myndigheten. Därmed är det inte fråga om en allmän handling, konstaterar HFD.

Sammanställning över utländska direktinvesteringar är rutinbetonad åtgärd

Inspektionen för strategiska produkter (ISP) – som sedan 1 december är tillsynsmyndighet för den nya lagen om granskning av utländska direktinvesteringar – nekade en journalists begäran om en ärendelista över inkomna anmälningar rörande vissa angivna kommuner. Sammanställningen kunde nämligen inte tas fram med rutinbetonade åtgärder, enligt ISP. Myndigheten uppgav att det skulle krävas en manuell genomgång av samtliga anmälningar samt övriga aktuella handlingar i myndighetens databas, totalt över 400 ärenden, och att arbetsinsatsen skulle överstiga fyra timmar.

Kammarrätten i Stockholm pekar dock på att myndighetens tolkning av vad som kan göras tillgängligt med rutinbetonade åtgärder endast är relevant för det som i tryckfrihetsförordningen 2 kap. 6 § betecknas som potentiella handlingar. I det aktuella fallet avser begäran dock av allt att döma färdiga handlingar, betonar domstolen. Myndigheters skyldighet att identifiera färdiga handlingar är därmed mer långtgående, med följden att begäran nu måste prövas på nytt av ISP.

Fel av myndighet att inte klassa examensdiplom som allmän handling

Arbetsförmedlingen bedömde att examensdiplom för elever på en industriteknisk svetsarutbildning inte var allmän handling, eftersom diplomen inte kunde tas fram ur databaserna med rutinbetonade åtgärder utifrån informationen på ett bifogat registerutdrag. Detta underkänns nu i kammarrätten, som slår fast att diplomen är inskickade till och förvarade hos Arbetsförmedlingen , och därmed att betrakta som allmänna handlingar. Domstolen understryker vidare att frågeställningen om en handling kan identifieras med rutinbetonade åtgärder är relevant för vissa sammanställningar av digitalt lagrade uppgifter, så kallade potentiella handlingar. Rätten betraktar dock examensdiplomen som färdiga handlingar, med följden att en myndighets skyldighet att hitta och söka fram uppgifterna är mer långtgående. Arbetsförmedlingen måste därför pröva utlämnandefrågan i fallet på nytt.

Syftet med bevarande inte avgörande för utlämnande

En person begärde ut Arbetsförmedlingens beslut om anvisning och återtagen anvisning till en viss utbildning åren 2015-2018. Arbetsförmedlingen avslog begäran. Besluten från 2015 hade överlämnats till Riksarkivet och förvarades inte längre hos Arbetsförmedlingen. Besluten från senare år fanns visserligen i Arbetsförmedlingens system men hade endast bevarats för vetenskapliga ändamål enligt den personuppgiftsreglering som gäller för uppgifter om arbetssökande i en arbetsmarknadspolitisk databas. Att lämna ut besluten som allmänna handlingar överensstämde inte med det syftet, bedömde Arbetsförmedlingen.

Personen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen fastställde Arbetsförmedlingens avslagsbeslut i den del som gällde handlingar som hade överlämnats till Riksarkivet. De var inte längre förvarade hos Arbetsförmedlingen, konstaterade kammarrätten och avslog överklagandet i den delen.

Besluten från senare år var däremot allmänna handlingar, ansåg kammarrätten. ”En bestämmelse som anger att material eller uppgifter ska bevaras för vissa ändamål innebär dock inte en begränsning i rätten att ta del av allmänna handlingar”, skrev kammarrätten och skickade tillbaka ärendet till Arbetsförmedlingen för sekretessprövning av besluten.

FHM bröt mot skyndsamhetskravet under pandemin

JO kritiserade Folkhälsomyndigheten för att ha dröjt med att lämna ut handlingar och att fatta överklagbara beslut i utlämnandeärenden under pandemin. JO uttryckte förståelse för att pandemin krävde omfattande arbetsinsatser av Folkhälsomyndigheten men påminde samtidigt om att en myndighet måste se till att handlingsoffentligheten allt fungerar, särskilt under en allvarlig kris.

Avsändare bakom funktionsbrevlåda förblev anonyma

En person ville ha ut namnen på de olika registratorer som hade mejlat till henne från funktionsbrevlådan registrator@engelholm.se under en viss tidsperiod. Ängelholms kommun avslog begäran med hänvisning till att det inte fanns någon sammanställning som innehöll den informationen.

Personen överklagade och i kammarrätten förklarade kommunen sin ståndpunkt närmare:

Mailadressen registrator@engelholm.se är en funktionsbrevlåda som anställda handläggare har tillgång till och arbetar från. När en handläggare är inloggad som registrator registreras inte namnet på den som skickar e-posten. Den logglista som genereras visar bara registratorsadressen.

Kammarrätten gick på kommunens linje och avslog överklagandet med hänvisning till att det inte fanns någon handling hos kommunen som motsvarande personens begäran. Någon sådan handling gick inte heller att sammanställa med rutinbetonade åtgärder.

Gamla backupband var allmänna handlingar

En journalist begärde ut all in- och utgående e-post till och från en tidigare näringslivschef vid Falkenbergs kommun. Kommunen svarade att korrespondensen möjligen fanns på backupband men att dessa omfattades av undantaget i TF som säger att säkerhetskopior inte är allmänna handlingar. Dessutom menade kommunen att den begärda e-posten inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Sist men inte minst tyckte kommunen att begäran var allt för oprecis för att kunna hanteras.

Journalisten överklagade till kammarrätten som upphävde kommunens beslut och skickade tillbaka ärendet dit för en sekretessprövning av uppgifterna i mejlen. Kammarrätten skrev bland annat:

”Av vad kommunen anfört i sitt beslut framkommer inte att enda syftet med backupbanden är att kunna återskapa ofrivilligt förlorad information. Detta framstår inte heller som sannolikt med hänsyn till att säkerhetskopior har en typiskt sett kort livslängd och att det här gäller backup-band från 2006- 2007.”

Kammarrätten pekade också på att e-postmeddelanden är färdiga elektroniska handlingar, vilket betyder begäran inte krävde en sammanställning av uppgifter. Frågan om handlingarna kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var därför irrelevant. Kammarrätten tyckte vidare att journalistens begäran var tillräckligt preciserad.

Telefonloggar var inte allmänna handlingar

En person hade inte rätt att få ut telefonloggar för tre anställda vid kommunala SYD-B Entreprenad AB. Begäran avsåg in- och utgående telefonsamtal under en angiven tidsperiod. Kammarrätten hänvisade till att loggarna inte förvarades hos bolaget i ”läsbar form”. Enligt bolaget skulle man bli tvungen att läsa av de samtalslistor som finns i telefonerna och manuellt skriva av uppgifterna om samtalen. Det kunde inte kategoriseras som rutinbetonade åtgärder, enligt kammarrätten. Därmed var loggarna inte allmänna handlingar.

Sörmlandskommuner fick bakläxa om coronastatistik

I början av april 2020 begärde en reporter på Sörmlands nyheter ut statistik om antal coronasmittade inom äldreomsorgen i ett antal kommuner i tidningens bevakningsområde. Han ville även ha statistiken nedbruten per äldreboende och hemtjänstområde.

En av kommunerna som tog emot begäran var Nyköpings kommun. Enligt en artikel i Sörmlands nyheter vidarebefordrade kommundirektören begäran till samtliga kommundirektörer i Sörmland och till ledningen för Region Sörmland. Kommundirektören skrev att han tyckte att kommunerna borde ge ett samlat svar. Enligt samma artikel tog kommunjuristen i Flens kommun fram ett förslag till avslagsbeslut som kommunerna kunde använda sig av. Argumentationen i förslaget var att kommunerna inte hade en sammanställning över antal smittade i äldreomsorgen och att en sådan inte heller kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder.

Det blev också den linje som åtminstone sex Sörmlandskommuner valde. Tidningskoncernen Sörmlands media överklagade besluten till kammarrätten. Domstolen upphävde kommunernas beslut eftersom de inte hade beskrivit vilken arbetsinsats som skulle krävas för att göra de begärda sammanställningarna. Ärendena skickades tillbaka till kommunerna för ny prövning .