Arbetsförmedlingen tillrättavisas om uppställt formkrav för begäran

En person som begärde ut handlingar från Arbetsförmedlingen blev två gånger om hänvisad till ett särskilt webbformulär, något som nu resulterar i kritik från Justitieombudsmannen (JO). Det finns inget lagstöd för en myndighet att ställa upp formkrav för att en begäran ska göras på ett visst sätt, påminner JO myndigheten om. Arbetsförmedlingen får även bakläxa för att personens begäran i ett initialt skede ”i princip” inte hanterades alls, trots att intentionen var uppenbar, och att myndigheten inte gjorde några ansträngningar för att reda ut vilka handlingar som avsågs. Den saktfärdiga handläggningen fortsatte sedan ärendet igenom och vid tidpunkten för beslutet var det fortsatt oklart om önskemålet helt tillgodosetts, konstaterar JO.

JO kritisk till särbehandling vid myndighets utlämnanden

När Justitieombudsmannen (JO) inspekterade Arbetsförmedlingens utlämnanderutiner i fjol hade ett 30-tal granskade ärenden handlagts under mycket lång tid – som allra längst över tre år – utan att några åtgärder satts in. En så långsam och passiv hantering är helt uppenbart inte förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen. Det konstaterar JO, som ser med stort bekymmer på förhållandena hos myndigheten, i ett beslut. Att Arbetsförmedlingen har prioriterat vissa personers begäran framför andras går samtidigt stick i stäv med de grundlagsstadgade likhets- och objektivitetsprincipernas förbud mot särbehandling, understryker JO, som i ärendet har riktat in sig på hanteringen av särskilt omfattande och frekventa begäran vid myndigheten.

Arbetsförmedlingen har uppgett att nya rutiner tagits fram för att bemästra den kategorin framställningar, bland annat med fokus på dialog med den enskilde. Det räcker dock inte att utforma principer för att följa grundlagens krav ”utan dessa principer måste efterlevas i praktiken”, skriver JO, som allt som allt är kritisk till de betydande brister som uppdagats vid inspektionen.

JO: Oacceptabelt med handlingar på stället enbart på myndighets huvudkontor

Arbetsförmedlingen inskränker enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar på ett oacceptabelt sätt genom att endast hänvisa till sitt huvudkontor i Solna för att ta del av handlingar på stället. Det anser Justitieombudsmannen (JO) som efter en inspektion av myndighetens utlämnande av allmänna handlingar riktar kritik på flera punkter. JO konstaterar förvisso att hanteringen överlag präglas av skyndsamhet, men noterar samtidigt att myndigheten vid inspektionen i höstas fortsatt hade ett 30-tal pågående ärenden – flera av dem omfattande – där begäran hade gjorts mellan 2021 och 2023. Arbetsförmedlingen hänvisade i dessa fall till en särskild turordningsregel, som JO kommer att granska särskilt i en fördjupad utredning. Kritik riktas även mot brister vid registrering av handlingar och dokumentation av uppgifter.

Syftet med bevarande inte avgörande för utlämnande

En person begärde ut Arbetsförmedlingens beslut om anvisning och återtagen anvisning till en viss utbildning åren 2015-2018. Arbetsförmedlingen avslog begäran. Besluten från 2015 hade överlämnats till Riksarkivet och förvarades inte längre hos Arbetsförmedlingen. Besluten från senare år fanns visserligen i Arbetsförmedlingens system men hade endast bevarats för vetenskapliga ändamål enligt den personuppgiftsreglering som gäller för uppgifter om arbetssökande i en arbetsmarknadspolitisk databas. Att lämna ut besluten som allmänna handlingar överensstämde inte med det syftet, bedömde Arbetsförmedlingen.

Personen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen fastställde Arbetsförmedlingens avslagsbeslut i den del som gällde handlingar som hade överlämnats till Riksarkivet. De var inte längre förvarade hos Arbetsförmedlingen, konstaterade kammarrätten och avslog överklagandet i den delen.

Besluten från senare år var däremot allmänna handlingar, ansåg kammarrätten. ”En bestämmelse som anger att material eller uppgifter ska bevaras för vissa ändamål innebär dock inte en begränsning i rätten att ta del av allmänna handlingar”, skrev kammarrätten och skickade tillbaka ärendet till Arbetsförmedlingen för sekretessprövning av besluten.

AF-anställdas tidrapporter var allmänna handlingar

Tidrapporter som hade fyllts i av två anställda på Arbetsförmedlingen var upprättade och därmed allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i denna dom. Arbetsförmedlingen hade beskrivit rapporterna så här:

Tidrapporterna sköts av de enskilda medarbetarna genom att de registrerar sina arbetade tider på egen hand. Det går att justera inrapporterad arbetstid i efterhand och tidrapporterna attesteras inte av någon chef.

Kammarrätten tog dock hänsyn till att tidrapporterna låstes för justeringar när två månader har gått från slutet av den arbetade månaden. Mot den bakgrunden ansåg domstolen att rapporterna var upprättade i tryckfrihetsförordningens mening. Domstolen skickade tillbaka ärendet till Arbetsförmedlingen för en sekretessprövning av rapporterna.

Verksledningars aktieinnehav hemliga

En journalist vände sig till Riksgälden, Finansinspektionen och Arbetsförmedlingen och begärde ut uppgifter om respektive verkslednings samlade innehav av finansiella instrument. Myndigheterna avslog. Inkomna anmälningar om innehav från de olika ledningspersonerna var visserligen allmänna handlingar. Men enligt myndigheterna var uppgifterna i dessa anmälningar sekretessbelagda eftersom det inte stod klart att de kunde lämnas ut utan skada eller men för de berörda personernas.

Vad gällde en sammanställning av det samlade innehavet för respektive ledningsgrupp konstaterade två av myndigheterna att det inte fanns någon sådan färdig sammanställning, och att man inte heller var skyldig att skapa en sådan. Oavsett detta menade ett par av myndigheterna att även en avidentifierad sammanställning skulle vara sekretessbelagd eftersom det fanns så få personer i myndighetensledningen att uppgifterna ändå skulle kunna kopplas till enskilda personer.

Journalisten överklagade till kammarrätten som gick på myndigheternas linje i sekretessfrågan och avslog.

Mejl till internutredare inte hemligt

Fackförbundet ST begärde att få ta del av ett e-postmeddelande som en inskriven arbetssökande skickat till en av Arbetsförmedlingens internutredare. I meddelandet anmälde den inskrivne att hon hade blivit utsatt för brott av en av myndighetens medarbetare. Arbetsförmedlingen lämnade ut meddelandet med undantag för uppgifter om avsändarens namn, e-postadress samt uppgifter om dennes mående.

ST överklagade och fick rätt i kammarrätten. Enligt domstolen var uppgifterna inte hemliga enligt regeln om sekretess för enskilds hälsa och sexualliv. Domstolen trodde inte heller att den inskrivne skulle utsättas för våld eller annat allvarligt men om hennes e-postadress lämnades ut till ST. Slutligen förekom uppgifterna inte i ett ärende om arbetsförmedlingen. Därmed var sekretessen för uppgifter om personliga förhållanden i sådana ärenden inte tillämplig.

Behövde inte leta fram mejl med vissa ord

En person begärde att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehöll något av vissa angivna sökord och som hade skickats under vissa angivna månader, oavsett vem som var avsändare eller mottagare. Arbetsförmedlingen avslog, bland annat med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad för att de begärda handlingarna skulle kunna identifieras. Kammarrätten delade den bedömningen. Enligt kammarrättens mening saknades det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävdes en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattade samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden.

KR_Sthlm_7359_18

Provsekretess hindrade inte utlämnande av testblanketter

En psykolog begärde ut testblanketter som en av hans patienter hade fyllt i vid en arbetspsykologisk utredning hos Arbetsförmedlingen. Myndigheten nekade med hänvisning till att syftet med provet skulle motverkas om blanketterna lämnades ut. Psykologen överklagade och förklarade att han själv använder samma test i sitt dagliga arbete och har full kännedom om hur det är utformat. Kammarrätten avslog överklagandet och psykologen gick vidare till högsta instans. HFD kom fram till att det inte skulle motverka syftet med provet om blanketterna lämnades ut till psykologen. Domstolen tog hänsyn till att psykologen jobbade inom landstinget, hade full kännedom om testets utformning och förstod att testuppgifter av den aktuella typen måste hållas hemliga för patienten. HFD återförvisade ärendet till Arbetsförmedlingen för en prövning av om ett utlämnade i stället skulle strida mot affärssekretessen.

HFD_266_16

Arbetsförmedlingens CV-databas inte allmän handling

Arbetsförmedlingen hade stöd för att neka en journalist att få ut handlingar ur myndighetens CV-databas. Det slog kammarrätten fast i den här domen. CV-databasen består av konton för arbetssökande och arbetsgivare. Arbetssökande kan lagra sin CV och annan information i ett eget utrymme kallat ”Min profil” och arbetsgivare kan söka bland profilerna. Kammarrätten ansåg att handlingarna i CV-databasen lagras av Arbetsförmedlingen endast som ett led i en teknisk bearbetning och lagring för enskilds räkning. Handlingarna är därmed inte allmänna, enligt domstolen. Kammarrätten tog hänsyn till att Arbetsförmedlingens handläggare inte har tillgång till eller använder sig av databasen. Det spelade ingen roll att vissa anställda har tillgång till databasen för att kunna administrera den.

KR_Sthlm_7369_15