Mötesanteckningar i gemensam mapp inte allmänna

Powerpointpresentationer som hade använts för att presentera olika samhällsbyggnadsprojekt för en styrgrupp inom samhällsbyggnadsavdelningen vid Huddinge kommun var inte allmänna handlingar enligt denna dom.

Presentationerna förvarades i mappsystemet F för samhällsbyggnadsavdelningen, i mappen för Tvärförbindelse Södertörn samt i projektverktyget Antura. Åtminstone 152 personer hade tillgång till dessa gemensamma lagringsytor. Kammarrätten konstaterade att presentationerna hörde till pågående ärenden och inte var färdigställda, och därmed inte heller upprättade och allmänna handlingar.

På samma gemensamma lagringsytor fanns minnestanteckningar med uppgifter om vad som hade avhandlats vid styrgruppens möten, bland annat vilka beslut som hade fattats. Inte heller dessa var allmänna handlingar enligt kammarrätten:

”Enligt kammarrätten innebär den omständigheten att de bevaras i mappsystemet ”F” för samhällsbyggnadsavdelningen inte att anteckningarna ska anses färdigställda”.

Mötesanteckningar som ”lagts till handlingarna” var allmänna

Mötesprotokoll/minnesanteckningar från chefsmöten vid Vård- och äldrenämnden i Borås Stad var allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i den här domen. Kammarrätten noterade att majoriteten av protokollen innehöll uppgifter om beslut som hade fattats vid mötena. I samtliga protokoll, förutom ett, fanns också en rubrik med texten ”Genomgång av föregående minnesanteckningar och uppföljning av beslut”, där det i samtliga fall hade noterats att föregående minnesanteckningar lagts till handlingarna. Mot bakgrund av detta menade kammarrätten att handlingarna var färdigställda och allmänna.

Mötesanteckningar var inte allmänna

En journalist begärde ut anteckningar från dialogmöten som hade hållits mellan tjänstemän och politiker på olika nämnder i Hässleholms kommun kring detaljplanen för ett reningsverk. Kommunen avslog med hänvisning till att det rörde sig om minnesanteckningar som tillkommit endast för föredragning eller beredning av ärenden och inte hade tillfört ärendena några nya sakuppgifter. Dessutom var de berörda ärendena ännu inte avslutade.

Journalisten överklagade. Hon menade att de begärda handlingarna var att jämställa med protokoll, eftersom syftet var att dokumentera vad som sagts och överenskommits i olika frågor av gemensamt intresse för de olika nämnder som var representerade vid mötena. Kommunen, som yttrade sig över överklagande, gav en annan bild. Enligt kommunen handlade det om enkla agendor inför mötena: ”Anteckningarna ligger i OneNote och skickas inte ut för synpunkter eller justering. De kan liknas vid en komihåg-lista och ett arbetsmaterial för samordning och information mellan de olika förvaltningarna med tillhörande nämnder.”

Kammarrätten avslog överklagandet. Domstolen konstaterade inledningsvis att de aktuella anteckningarna inte var expedierade. Här tog man fasta på kommunens uppgifter om att anteckningarna inte hade skickats till ”vare sig dem som närvarade vid mötena eller till någon annan”. Samtidigt slog kammarrätten fast att flera personer hade haft tillgång till anteckningarna i digital form, men huruvida dessa fanns på olika nämnder/förvaltningar och om handlingarna därmed hade korsat gränsen mellan fristående organ inom kommunen berördes inte av domstolen.

Domstolen gick i stället vidare till en bedömning av om anteckningarna hade färdigställts på annat sätt, men kom fram till att så inte var fallet, eftersom de inte hade justerats. Deras slutliga innehåll hade inte heller bestämts på något annat sätt, enligt domstolen.

Enligt kammarrätten kunde det tänkas att vissa anteckningar innehöll uppgifter om ärenden som numera var avslutade. Domstolen tyckte dock inte att det fanns något som tydde på att dessa anteckningar i så fall hade tillfört några sakuppgifter till dessa avslutade ärenden. De var därför inte allmänna av det skälet heller.

Utdrag ur verksamhetssystem hade ärendeanknytning

En journalist begärde ut samtliga handlingar som hade inhämtats från Vård- och omsorgsnämndens verksamhetssystem och som legat till grund för att Ronneby kommun övervägt att avskeda tio anställda inom hemtjänsten i kommunen år 2021. Kommunen avslog begäran med hänvisning till att utdragen ur systemen inte var allmänna handlingar.

Journalisten överklagade till kammarrätten som konstaterade att de begärde handlingarna hörde till utredningar om tio personers anställningar inom hemtjänsten i kommunen. Varje utredning var ett ärende, enligt kammarrätten, och flera av dessa hade lett fram till underrättelser om avsked eller varning. ”Av utredningarna framgår inte om de aktuella ärendena har slutbehandlats även om omständigheterna, bl.a. har åtta personer valt att avsluta sina
anställningar, tyder på det”, skrev kammarrätten och skickade tillbaka ärendet till kommunen för en prövning av detta.

AF-anställdas tidrapporter var allmänna handlingar

Tidrapporter som hade fyllts i av två anställda på Arbetsförmedlingen var upprättade och därmed allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i denna dom. Arbetsförmedlingen hade beskrivit rapporterna så här:

Tidrapporterna sköts av de enskilda medarbetarna genom att de registrerar sina arbetade tider på egen hand. Det går att justera inrapporterad arbetstid i efterhand och tidrapporterna attesteras inte av någon chef.

Kammarrätten tog dock hänsyn till att tidrapporterna låstes för justeringar när två månader har gått från slutet av den arbetade månaden. Mot den bakgrunden ansåg domstolen att rapporterna var upprättade i tryckfrihetsförordningens mening. Domstolen skickade tillbaka ärendet till Arbetsförmedlingen för en sekretessprövning av rapporterna.

Checklistor för utlämnandeärenden var allmänna

En person begärde ut handlingar som rörde Polismyndighetens utlämnings- och sekretessprövningsprocess i den grupp som sköter utlämnandet av handlingar i den nedlagda förundersökningen om mordet på Olof Palme. De aktuella handlingarna var: Checklista för sekretesshandläggare, Checklista för myndighetsprövning, Checklista vid överklagande, Handläggningsrutin för utlämnandeärenden som rör Palmeutredningen, Rättslig vägledning vid sekretessprövningar i Palmeutredningen, Lathund för användning av digitalt maskeringsverktyg och Lathund för att kopiera dokumentnummer till sammanställningen. Polismyndigheten avslog med hänvisning till att handlingarna inte var färdigställda och därmed inte allmänna av det skälet. Myndigheten ansåg också att det rörde sig om minnesanteckningar, det vill säga en typ av handlingar som bara blir allmänna om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Personen överklagade till kammarrätten. Domstolen konstaterade först att handlingarna inte kunde vara minnesanteckningar eftersom de saknade anknytning till ett visst ärende. Domstolen bedömde sedan att det rörde sig om färdigställda handlingar:

Kammarrätten anser att en sådan handling som används som hjälpmedel eller stöd i myndighetens verksamhet och som har fått viss spridning, oavsett om handlingen är tillgänglig genom myndighetens intranät eller en gemensam digital mapp eller dylikt, får anses vara färdigställd och därför upprättad.

Kammarrätten fortsatte:

Att en handling av den typen ibland revideras saknar enligt kammarrätten betydelse i sammanhanget, eftersom en reviderad version av en handling får anses vara färdigställd när den tas i bruk och ersätter den föregående versionen. Ett annat synsätt skulle leda till att offentlighetsprincipen urholkas.

Anteckningar från interna möten var färdigställda

Mötesanteckningar och dagordningar från möten i ränteavdragsgruppen vid Skatteverket var allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i dessa domar. Vid mötena deltog anställda på Skatteverket. Kammarrätten tog fasta på att anteckningarna och dagordningarna hade daterats och signerats av en av deltagarna. Dessutom hade handlingarna skickats mellan gruppmedlemmarna. Enligt kammarrätten visade det att handlingarna var färdigställda och därmed allmänna. Ärendet skickades tillbaka till Skatteverket för en sekretessprövning av uppgifterna i handlingarna.

Sårbarnhetanalyser var färdigställda handlingar

En person begärde ut risk- och sårbarhetsanalyser gällande covid-19 för samtliga skolor i Kristinehamns kommun. Kommunen avslog med hänvisning till att analyserna var pågående arbeten och därmed skolans arbetsmaterial.

Personen överklagade och fick rätt i kammarrätten som menade att analyserna var på annat sätt färdigställda och därmed allmänna handlingar. Det här med hänvisning till att analyserna måste ha fått sin slutliga form eftersom det är meningen att de ska användas i verksamheten. Ärendet skickades tillbaka till kommunen för en sekretessprövning av uppgifterna i analyserna.

Mejl där visst namn förekommer – tillräckligt preciserat

En person begärde ut mejl som åtta angivna medarbetare vid Linköpings universitet hade skickat eller tagit emot och som innehöll personens namn i ämnesraden eller meddelandetexten. Begäran var avgränsad till perioden februari till maj 2020.

Universitetet avslog den del av begäran som innehöll namnet i meddelandetexten med hänvisning till att den inte var tillräckligt preciserad och att en sammanställning av dessa mejl inte var möjlig med rutinbetonade åtgärder. Den del av begäran som gällde mejl med namnet i ämnesraden avslogs med hänvisning till att dessa meddelanden utgjorde arbetsmaterial/intern e-postkommunikation.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut. Domstolen bedömde att begäran om att ta del av mejl där namnet förekom i meddelandetexten var tillräckligt preciserad och att universitetet har tekniska möjligheter att göra den aktuella sökningen. Frågan om mejlen kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var inte relevant eftersom det rörde sig om färdiga handlingar och inte en sammanställning av uppgifter.

Vad gällde de mejl som hade namnet i ämnesraden gjorde kammarrätten följande bedömning. Mejlen var skickade mellan medarbetare på en och samma institution och var därför inte expedierade eller inkomna. Däremot var de kopplade till ett ärende, närmare bestämt frågan om den aktuella personens fortsatta anställning på universitet. Enligt kammarrätten gick det inte utläsa av handlingarna i målet om det ärendet var avslutat, och om mejlen av det skälet hade blivit allmänna handlingar. Kammarrätten skickade därför tillbaka ärendet till universitetet för ny prövning.

Rutiner för assistans inte färdigställda

En person som fick personlig assistans från Motala kommun begärde ut den så kallade strukturpärmen som innehöll handlingar med instruktioner beskrivningar av rutiner för hur assistansen skulle utföras. Kommunen avslog med hänvisning till att handlinigarna var arbetsmaterial som bearbetades löpande.

Personen överklagade till kammarrätten som delade kommunens bedömning att de begärda handlingarna inte var allmänna. Kammarrätten pekade på att pärmen inte innehöll några styrdokument eller var en del av den så kallade genomförandeplanen. I stället var det handlingar som enbart rörde verkställighet av assistans: morgonrutiner, daglig verksamhet, matrutiner och rutiner rörande städning, tvätt, matlagning och handling.

”Det har inte framkommit att handlingarna avses tjäna som besluts- eller planeringsunderlag eller motsvarande; tvärtom har kommunen anfört att handlingarna är arbetsmaterial som bearbetas löpande.”, skrev kammarrätten. Därmed kunde handlingarna inte betraktas som justerade eller färdigställda på annat sätt enligt TF.