Mötesanteckningar var inte allmänna

En journalist begärde ut anteckningar från dialogmöten som hade hållits mellan tjänstemän och politiker på olika nämnder i Hässleholms kommun kring detaljplanen för ett reningsverk. Kommunen avslog med hänvisning till att det rörde sig om minnesanteckningar som tillkommit endast för föredragning eller beredning av ärenden och inte hade tillfört ärendena några nya sakuppgifter. Dessutom var de berörda ärendena ännu inte avslutade.

Journalisten överklagade. Hon menade att de begärda handlingarna var att jämställa med protokoll, eftersom syftet var att dokumentera vad som sagts och överenskommits i olika frågor av gemensamt intresse för de olika nämnder som var representerade vid mötena. Kommunen, som yttrade sig över överklagande, gav en annan bild. Enligt kommunen handlade det om enkla agendor inför mötena: ”Anteckningarna ligger i OneNote och skickas inte ut för synpunkter eller justering. De kan liknas vid en komihåg-lista och ett arbetsmaterial för samordning och information mellan de olika förvaltningarna med tillhörande nämnder.”

Kammarrätten avslog överklagandet. Domstolen konstaterade inledningsvis att de aktuella anteckningarna inte var expedierade. Här tog man fasta på kommunens uppgifter om att anteckningarna inte hade skickats till ”vare sig dem som närvarade vid mötena eller till någon annan”. Samtidigt slog kammarrätten fast att flera personer hade haft tillgång till anteckningarna i digital form, men huruvida dessa fanns på olika nämnder/förvaltningar och om handlingarna därmed hade korsat gränsen mellan fristående organ inom kommunen berördes inte av domstolen.

Domstolen gick i stället vidare till en bedömning av om anteckningarna hade färdigställts på annat sätt, men kom fram till att så inte var fallet, eftersom de inte hade justerats. Deras slutliga innehåll hade inte heller bestämts på något annat sätt, enligt domstolen.

Enligt kammarrätten kunde det tänkas att vissa anteckningar innehöll uppgifter om ärenden som numera var avslutade. Domstolen tyckte dock inte att det fanns något som tydde på att dessa anteckningar i så fall hade tillfört några sakuppgifter till dessa avslutade ärenden. De var därför inte allmänna av det skälet heller.

Anteckningar om poängsättning var allmänna handlingar

Anteckningar som Stockholms stad hade fört när den satte poäng på anbud i en upphandling var upprättade handlingar. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Anteckningarna blev upprättade när upphandlingsärendet avslutades med ett tilldelningsbeslut.

Enligt kammarrätten rörde det sig inte om minnesanteckningar eftersom de tillförde ärendet sakuppgifter, närmare bestämt uppgifter om de poäng som staden hade tilldelat respektive anbudsgivare.

Ljudupptagningar var minnesanteckningar

Inför ett politiskt beslut om ett kommunal grönområde ordnades möten mellan politikerna i byggnadsutskottet och närboende. Vid mötet gjordes ljudupptagningar som en av mötesdeltagarna senare begärde ut. Kommunen avslog begäran. Mötesdeltagaren överklagade till kammarrätten som fastställde kommunens avslagsbeslut. Domstolen konstaterade att ljudupptagningarna visserligen hörde till ett ärende som var avslutat men att de inte hade arkiverats. Syftet med upptagningarna var att de skulle användas som underlag för protokoll som sedan skulle tillföras ärendet. Det var protokollen som tillförde ärendet sakuppgifter, enligt kammarrätten. Ljudupptagningarna skulle däremot betraktas som minnesanteckningar.

Promemorior behövde inte lämnas ut

I den här domen slog dåvarande Regeringsrätten fast att kammarrätten inte behövde lämna ut föredragningspromemorior i ett antal mål. En föredragningspromemoria är en handling som föredraganden (en tjänsteman vid domstolen) använder som stöd för minnet när hen presenterar målet för rättens ledamöter (de som dömer). Promemorian brukar innehålla  en summering av viktiga fakta i målet och en beskrivning av den juridik som ledamöterna behöver känna till för att döma. Regeringsrätten tyckte inte att promemoriorna var allmänna handlingar eftersom de inte innehöll några nya fakta utan bara sammanfattade uppgifter som framgick av andra handlingar i målen. Det rörde sig därför om sådana minnesanteckningar som enligt TF 2:12 1 st blir allmänna handlingar först när de har tagits ”…om hand för arkivering”. Uppenbarligen menade Regeringsrätten att det inte hade skett i dessa fall. Promemoriorna var inte heller offentliga enligt reglerna om förhandlingsoffentlighet eftersom kammarrätten inte hade hållit några muntliga förhandlingar i de aktuella målen.

RA_2008_not_75