Avslag på begäran om framsidan till alla manualer

Forskaren Stefan Holgersson begärde ut första sidan i användarmanualerna för samtliga verksamhetssystem inom Polismyndigheten. Myndigheten avslog begäran.

I första hand för att det skulle kräva ett så omfattande arbete att lokalisera alla manualer att det inte kunde anses rymmas inom myndighetens efterforskningsskyldighet.

I andra hand menade myndigheten att de begärda handlingarna inte kunde lämnas ut på grund av sekretess, eftersom de skulle kunna användas för att kartlägga myndigheten genom pusselläggning. Det skulle i sin tur kunna skada verksamheten och avslöja kritisk information om bevaknings- och säkerhetsåtgärder.

Forskaren överklagade men fick avslag även i kammarrätten. Domstolen menade visserligen att Polismyndigheten var skyldig att lokalisera de begärda handlingarna, eftersom begäran var tillräckligt preciserad. Men man delade Polismyndighetens bedömning att handlingarna inte kunde lämnas ut på grund av sekretess.

”Alla handlingar om mig” inte nog precist

En person vände sig till socialnämnden i Vetlanda kommun och begärde ut alla handlingar där han var berörd. Nämnden avslog begäran för att den inte var tillräckligt preciserad. Personen överklagade till kammarrätten men fick avslag även där.

Mejl där visst namn förekommer – tillräckligt preciserat

En person begärde ut mejl som åtta angivna medarbetare vid Linköpings universitet hade skickat eller tagit emot och som innehöll personens namn i ämnesraden eller meddelandetexten. Begäran var avgränsad till perioden februari till maj 2020.

Universitetet avslog den del av begäran som innehöll namnet i meddelandetexten med hänvisning till att den inte var tillräckligt preciserad och att en sammanställning av dessa mejl inte var möjlig med rutinbetonade åtgärder. Den del av begäran som gällde mejl med namnet i ämnesraden avslogs med hänvisning till att dessa meddelanden utgjorde arbetsmaterial/intern e-postkommunikation.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut. Domstolen bedömde att begäran om att ta del av mejl där namnet förekom i meddelandetexten var tillräckligt preciserad och att universitetet har tekniska möjligheter att göra den aktuella sökningen. Frågan om mejlen kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder var inte relevant eftersom det rörde sig om färdiga handlingar och inte en sammanställning av uppgifter.

Vad gällde de mejl som hade namnet i ämnesraden gjorde kammarrätten följande bedömning. Mejlen var skickade mellan medarbetare på en och samma institution och var därför inte expedierade eller inkomna. Däremot var de kopplade till ett ärende, närmare bestämt frågan om den aktuella personens fortsatta anställning på universitet. Enligt kammarrätten gick det inte utläsa av handlingarna i målet om det ärendet var avslutat, och om mejlen av det skälet hade blivit allmänna handlingar. Kammarrätten skickade därför tillbaka ärendet till universitetet för ny prövning.

”Sofie 13” från Uppdrag granskning tillräckligt preciserat

En person som hade sett Uppdrag gransknings reportage om trettonåriga Sofie vände sig till socialnämnden i Borlänge kommun och begärde uppgifter om var ”Sofie 13” befinner sig och om hon fått komma tillbaka till familjehemmet. Kommunen avslog med motiveringen att man inte hade något ärende benämnt ”Sofie 13”.

Personen överklagade till kammarrätten som skickade tillbaka ärendet till socialnämnden. Kammarrätten tyckte att nämnden borde ha bett sökanden om ytterligare upplysningar om det efterfrågade ärendet så att det kunde identifieras. Det hade kommit fram i överklagandet till kammarrätten att sökanden avsåg det ärende som hade behandlats i Uppdrag gransknings program. Kammarrätten menade att det därmed borde vara möjligt för nämnden att identifiera ärendet.

Polisen var skyldig att söka i durtvå

En person vände sig till polisen och begärde ut alla förhör med en person med ett visst personnummer och de personer som var knutna till de aktuella fallen. Polismyndigheten menade att begäran var för oprecis och avslog den helt.

Personen överklagade till kammarrätten och när målet låg i domstolen ändrade sig Polismyndigheten och uppgav att det nog ändå gick att göra vissa sökningar i systemet RAR för tiden innan 2015 och i Durtvå för tiden därefter. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till polisen för ny prövning.

”Allt om mig” tillräckligt preciserat

En person begärde ut alla handlingar hos Polismyndigheten som gällde honom själv under en tidsperiod på drygt 20 år. Polismyndigheten tyckte att hans begäran var för oprecis, men han överklagade och fick rätt i kammarrätten. Domstolen skickade tillbaka ärendet till Polismyndigheten för att den skulle pröva om det fanns några handlingar som överensstämde med begäran.

Behövde inte lokalisera oregistrerade handlingar

Myndigheter är ”…inte skyldiga att bedriva mera omfattande arkivforskning eller vidta mer omfattande utredningsåtgärder för att finna en handling som i och för sig är tydligt beskriven, men inte har registrerats”, ansåg kammarrätten i den här domen.

En person hade vänt sig till Karlstads kommun och begärt ut alla samordnade individuella vårdplaner som nämnden upprättat sedan år 2010. Kammarrätten bedömde att det skulle kräva en omfattande manuell genomgång av personakter för att få fram de aktuella handlingarna och att kommunen inte var skyldig att göra en sådan.   

Begäran var nöjaktigt preciserad

En person begärde ut den tentamen som hade fått bästa betyg eller en av de med bäst betyg, om det fanns flera med samma betyg, från fyra specifika tentamenstillfällen vid Luleå tekniska universitet. Universitetet nekade med hänvisning till att hennes begäran inte var så preciserad eller detaljerad att universitetet kunde identifiera handlingarna utan större svårigheter eller med en rimlig arbetsinsats. 

Personen överklagade och kammarrätten upphävde universitetets beslut och skickade tillbaka ärendet dit. Kammarätten tyckte att begäran var klart definierad och att det inte handlade om så många tentamenstillfällen att det skulle bli ett övermäktigt jobb att leta fram handlingarna.

Riksarkivets eftersökningsavgift var olaglig

En person begärde att få ta del av ett antal bouppteckningar hos Riksarkivet. Myndigheten tog ut en eftersökningsavgift på 225 kr för att lämna ut en av dessa buppteckningarna. Myndigheten tillämpade i en intern policy om att en eftersökningsavgift ska tas ut om den enskilde inte kan precisera sin begäran så att uppgiften kan tas fram med hjälp av ”en sökingång och ett uppslag i en arkivvolym”. Sökanden anmälde Riksarkivet till JO som kritiserade myndigheten för att den hade tagit ut en avgiften. Sökanden hade inte gett Riksarkivet något utredningsuppdrag som myndigheten hade rätt att ta betalt för utan han hade gjort en begäran med stöd av offentlighetsprincipen. Enligt JO framstod tillämpning av en eftersökningsavgift som ett sätt att kringgå principen om att arbetskostnaden för att ta fram en allmän handling från arkivet inte får ingå i avgiftsunderlaget. Det gäller även om handlingen skannas in och lämnas ut i elektronisk form, enligt JO:

”Det kan dock enligt min mening inte komma i fråga att en myndighet tar betalt för arbetskostnaden för att ta fram en handling från arkivet om den skannar in handlingen och lämnar ut den elektroniskt. I stället ska samma princip gälla som vid utlämnade av en papperskopia av handlingen. 

JO kritiserade också utformningen av Riksarkivets webbformulär för beställningar av handlingar eftersom den sökande inte kunde skicka in formuläret utan att kryssa i att den godkänner en eftersökningsavgift.

JO uttalade också att det framstod som mycket tveksamt att Riksarkivet hade lagstöd för att ta ut en avgift om fyra kronor per kopia för utlämnande pappershandlingar.

Riksarkivet fick också kritik för att det inte lämnade någon överklagandehänvisning när det gällde beslutet om en eftersökningsavgift.

Behövde inte leta fram mejl med vissa ord

En person begärde att få ta del av alla e-postmeddelanden hos Arbetsförmedlingen vars ämnesrad innehöll något av vissa angivna sökord och som hade skickats under vissa angivna månader, oavsett vem som var avsändare eller mottagare. Arbetsförmedlingen avslog, bland annat med hänvisning till att begäran inte var tillräckligt preciserad för att de begärda handlingarna skulle kunna identifieras. Kammarrätten delade den bedömningen. Enligt kammarrättens mening saknades det anledning att ifrågasätta Arbetsförmedlingens bedömning att det krävdes en betydande arbetsinsats för att identifiera de efterfrågade handlingarna, eftersom begäran omfattade samtliga e-postmeddelanden hos myndigheten med något av de angivna sökorden.

KR_Sthlm_7359_18