Riksarkivets eftersökningsavgift var olaglig

En person begärde att få ta del av ett antal bouppteckningar hos Riksarkivet. Myndigheten tog ut en eftersökningsavgift på 225 kr för att lämna ut en av dessa buppteckningarna. Myndigheten tillämpade i en intern policy om att en eftersökningsavgift ska tas ut om den enskilde inte kan precisera sin begäran så att uppgiften kan tas fram med hjälp av ”en sökingång och ett uppslag i en arkivvolym”. Sökanden anmälde Riksarkivet till JO som kritiserade myndigheten för att den hade tagit ut en avgiften. Sökanden hade inte gett Riksarkivet något utredningsuppdrag som myndigheten hade rätt att ta betalt för utan han hade gjort en begäran med stöd av offentlighetsprincipen. Enligt JO framstod tillämpning av en eftersökningsavgift som ett sätt att kringgå principen om att arbetskostnaden för att ta fram en allmän handling från arkivet inte får ingå i avgiftsunderlaget. Det gäller även om handlingen skannas in och lämnas ut i elektronisk form, enligt JO:

”Det kan dock enligt min mening inte komma i fråga att en myndighet tar betalt för arbetskostnaden för att ta fram en handling från arkivet om den skannar in handlingen och lämnar ut den elektroniskt. I stället ska samma princip gälla som vid utlämnade av en papperskopia av handlingen. 

JO kritiserade också utformningen av Riksarkivets webbformulär för beställningar av handlingar eftersom den sökande inte kunde skicka in formuläret utan att kryssa i att den godkänner en eftersökningsavgift.

JO uttalade också att det framstod som mycket tveksamt att Riksarkivet hade lagstöd för att ta ut en avgift om fyra kronor per kopia för utlämnande pappershandlingar.

Riksarkivet fick också kritik för att det inte lämnade någon överklagandehänvisning när det gällde beslutet om en eftersökningsavgift.

KR Sundsvall 2823-13

En journalist på SVT begärde att från Trafikverket få ut namnen på de brovakter som tjänstgjorde vid Hjulstabron i samband med en dödsolycka som inträffade när polisen begärde att bron skulle öppnas. Trafikverket avslog med hänvisning till att uppgifterna fanns i loggböcker som upprättats av och förvarades hos bolaget Svevia som sköter driften av bron på uppdrag av Trafikverket. Journalisten överklagade men kammarrätten gav Trafikverket rätt. Uppgifterna om brovakternas namn ingår inte bland de uppgifter som Svevia enligt avtalet med Trafikverket är skyldigt att lämna ut.

KR_Sundsvall_2823_13

JO 1991/92 s. 423

Några journalistikstuderande begärde att få ut uppgifter om värnpliktigas arbetsskador från Arbetarskyddsstyrelsens datorregister över arbetsskador. Studenterna menade att den begärda sammanställningen var en allmän handling och begärde att få en kopia av denna handling enligt TF:s regler. Arbetarskyddsstyrelsen menade däremot att begäran skulle betraktas som ett uppdrag i myndighetens uppdragsverksamhet. Studenterna skulle då behöv stå för hela kostnaden för arbetet med att ta fram sammanställningen och dessutom ställa sig sist i kön av uppdragsgivare som begärt olika utdrag ur registret. JO kritiserade Arbetarskyddsstyrelsens inställning och konstaterade att en begäran enligt TF måste behandlas med förtur. JO kunde inte avgöra om den begärda sammanställningen var en allmän handling men konstaterade att myndigheten bara kunde ta betalt för kopiekostnad om den var det.

JO_1991_92_s_423

JO 2003/04 s. 450

Riksarkivet betraktade en begäran om att få en kopia av en handling som en forskarförfrågan och debiterade avgift för uppdraget. JO konstaterade att begäran var tillräckligt preciserad för att Riksarkivet skulle vara skyldig att lokalisera och lämna ut handlingen enligt TF:s regler om handlingsoffentlighet. JO var därför kritisk till den avgift som myndigheten krävt för att handlägga begäran och poängterade att myndigheter måste göra en tydlig skillnad mellan handläggning av begäran enligt TF och myndighetens uppdragsverksamhet.

JO_2003_04_s_450