JO-kritik mot standardsvar i strid med skyndsamhetskravet

En person begärde ut en sammanställning av information från Halmstads tingsrätt, om vilka tjänstemän som lämnat ut vissa handlingar som begärts ut av adresser tillhörande en viss domän under en viss period. Tingsrätten uppgav att begäran inte skulle hanteras förrän sex dagar senare på grund av tillfällig arbetsanhopning, och informerade sökanden om rätten att begära ett beslut vid missnöje med beskedet. Sökanden begärde ett beslut. Vid det angivna datumet svarade tingsrätten på begäran om sammanställning.

Justitieombudsmannen, JO, inledde utredning. Tingsrätten skrev i sitt yttrande till JO att det kunde ifrågasättas om man borde ha ”påmint om förbudet mot att efterforska vem som begärt ut en allmän handling”. Den tjänsteman som kommunicerat med klaganden uppgav att svaret som skickades var ett standardsvar.

JO betonade att standardsvaret innehåll inte är förenligt med det grundlagsstadgade kravet på skyndsamhet. Tingsrätten borde dessutom skyndsamt ha underrättat klaganden om att begäran inte kunde tillmötesgås och om möjligheten att begära ett överklagbart beslut. Tingsrätten kunde inte undgå kritik för bristerna i handläggningen.

Gällande det tingsrätten framfört om efterforskningsförbudet påpekade JO att förbudet mot att efterforska identiteten på någon som har begärt att få ta del av en allmän handling (2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen) riktar sig till myndigheter, inte enskilda. En skriftlig begäran om att få ta del av en allmän handling blir ofta en allmän handling i sig när den kommer in till en myndighet. Om den i sin tur begärs ut av en annan enskild ska myndigheten lämna ut en efter sedvanlig sekretessprövning. Namnet på den som gjort den ursprungliga begäran är då i regel inte en sekretesskyddad uppgift.

JO kritisk till särbehandling vid myndighets utlämnanden

När Justitieombudsmannen (JO) inspekterade Arbetsförmedlingens utlämnanderutiner i fjol hade ett 30-tal granskade ärenden handlagts under mycket lång tid – som allra längst över tre år – utan att några åtgärder satts in. En så långsam och passiv hantering är helt uppenbart inte förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen. Det konstaterar JO, som ser med stort bekymmer på förhållandena hos myndigheten, i ett beslut. Att Arbetsförmedlingen har prioriterat vissa personers begäran framför andras går samtidigt stick i stäv med de grundlagsstadgade likhets- och objektivitetsprincipernas förbud mot särbehandling, understryker JO, som i ärendet har riktat in sig på hanteringen av särskilt omfattande och frekventa begäran vid myndigheten.

Arbetsförmedlingen har uppgett att nya rutiner tagits fram för att bemästra den kategorin framställningar, bland annat med fokus på dialog med den enskilde. Det räcker dock inte att utforma principer för att följa grundlagens krav ”utan dessa principer måste efterlevas i praktiken”, skriver JO, som allt som allt är kritisk till de betydande brister som uppdagats vid inspektionen.

JO: Offentlighetsprincipen central när digitala kontaktvägar införs

Det är av största vikt att offentlighetsprincipen beaktas vid valet av nya tekniska lösningar och kontaktvägar hos myndigheterna. Det påminner chefs-JO Erik Nymansson om i ett beslut riktat mot Region Dalarna, mot bakgrund av en anmälan om bristfällig hantering av en persons begäran om journalhandlingar. Chefs-JO konstaterar att regionen – som har inrättat en gemensam utlämningsfunktion med en rutin med telefonbeställningar till ett automatiserat system – av allt att döma inte haft offentlighetsprincipen i förgrunden. Varken myndighetens organisatoriska indelning eller dess arbetssätt får leda till att ”principen om allmänna handlingars offentlighet beskärs”, till men för de som inte vill eller kan använda sig av digitala kontaktvägar, skriver Justitieombudsmannen (JO).

Regionen får i det enskilda ärendet kritik för att de begärda handlingarna lämnades ut först efter två månader, i uppenbar strid med skyndsamhetskravet i TF. Anmälaren fick i samband med sin begäran beskedet att han skulle bli uppringd två veckor senare, och att det inte gick att beställa journalkopiorna via e-post.

FHM bröt mot skyndsamhetskravet under pandemin

JO kritiserade Folkhälsomyndigheten för att ha dröjt med att lämna ut handlingar och att fatta överklagbara beslut i utlämnandeärenden under pandemin. JO uttryckte förståelse för att pandemin krävde omfattande arbetsinsatser av Folkhälsomyndigheten men påminde samtidigt om att en myndighet måste se till att handlingsoffentligheten allt fungerar, särskilt under en allvarlig kris.

Skarp JO-kritik mot ESO

Det tog mer än ett år för nykterhetsorganisationen IOGT-NTO att få ut en mejväxling mellan Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, och en forskare som ESO anlitat för att skriva en rapport. Under denna tid fattade ESO fyra avslagsbeslut som alla underkändes av kammarrätten.

I det här beslutet fick ESO kritik av JO för brister i hanteringen som hade gjort den totala handläggningstiden oacceptabelt lång.

Turordning kan strida mot skyndsamhetskrav

En ordning där en myndighet avvaktar med att handlägga en begäran om allmänna handlingar tills en tidigare begäran från samma person är färdigbehandlad kan strida mot tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. Det konstaterade JO i detta beslut som gällde Sveriges generalkonsulat i Jerusalem.

Fel att handlägga i turordning

När en person begärde ut handlingar från Riksarkivet fick hon besked av registrator att myndigheten handlägger inkommande ärenden om handlingsutlämnande i turordning. Personen anmälde detta till JO och ifrågasatte om rutinen var förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen.

JO hänvisade till ett tidigare ärende där ombudsmannen hade uttalat att en liknande rutin kunde strida mot tryckfrihetsförordningen. JO lät dock Riksarkivet komma undan med en erinran.

Inte ok att klumpa ihop småbegäran

En intagen begärde återkommande ut kopior av allmänna handlingar. Oftast understeg respektive begäran tio sidor. Myndigheten misstänkte att den intagen hade satt detta i system för att slippa betala den kopieavgift som tas ut från och med sida tio. Som motmedel började myndigheten att avvakta med att lämna ut kopior tills den intagen hade gett in flera begäran som tillsammans översteg tio sidor. Först då prövade myndigheten begäran och lämnade ut kopiorna mot en avgift.

JO kritiserade detta i ett beslut. Det finns en möjlighet att göra undantag från regeln om att de första tio sidorna är gratis, om det finns särskilda skäl, till exempel vid återkommande småbeställningar. Då kan myndigheten ta ut en avgift redan från den första sidan. ”Bestämmelsen ger dock inte stöd för att en myndighet, på det sätt som skett i detta fall, avvaktar med att behandla flera beställningar om kopior av olika handlingar för att senare göra en bedömning vid några samlade tillfällen och då ta ut en avgift”, skrev JO. Ombudsmannen menade att en sådan ordning bland annat strider mot skyndsamhetskravet.

JO var också kritisk till att en kriminalvårdsanställd hade uppmanat den intagne att fundera på vilka handlingar som han ”verkligen behöver kopia på”. Det var inte förenligt med kravet på saklighet och opartiskhet, enligt JO.

Kan inte kräva att begäran görs på viss blankett

JO kritiserade den information som Migrationsverket lämnade på sin webbplats till den som vill ta del av allmänna handlingar. Följande var fel:

• Det stod att det kunde ta upp till tre månader att hantera en beställning, vilket var vilseledande eftersom det inte gällde vid en begäran om allmänna handlingar, utan avsåg andra förfrågningar.
• Det stod att den som ville begära ut handlingar anonymt var hänvisad till att ringa eller besöka myndigheten, vilket var fel eftersom det finns fler alternativ, t.ex. att mejla in en begäran.
• Rubriken ”Du måste kunna legitimera dig när du hämtar ut dina handlingar” kunde tolkas som att den som vill ta del av allmänna handlingar behöver legitimera sig, vilket inte stämmer. 

JO var också kritisk till ett webbformulär för begäran om allmänna handlingar som fanns på webbplatsen. Det här eftersom sökanden uppmanades att fylla i bl.a. namn, personnummer och medborgarskap i formuläret. Det kunde anses strida mot anonymitetsskyddet.  

JO var även kritisk mot ett automatiskt mejlsvar som Migrationsverket hade skickat ut till personer som begärt allmänna handlingar. För det första stod det att sökande skulle använda en särskild blankett för att begära ut handlingarna, vilket inte får ställas upp som ett krav. För det andra stod det att handläggningstiden var 3–6 veckor, vilket var vilseledande mot bakgrund av skyndsamhetskravet.

Polisen vilseledde om handlings existens – fick betala skadestånd

Polismyndigheten fick betala skadestånd på 3 000 kr till en person som hade haft stora problem att få ut en allmän handling från myndigheten. Det här enligt ett beslut från JK.

Bakgrunden var att personen hade fått vänta 21 dagar på att få ut en videofilm från polisen. Detta trots att det inte rörde sig om något större material eller någon omfattande sekretessprövning. Dessutom hade polisen till att börja med påstått att det inte fanns någon videofilm. Det senare var ett skadeståndsgrundande fel, enligt JK.

Skadeståndet avsåg kostnader som personen hade haft för att anlita ett juridiskt ombud.