Klargörande om krav på förskottsbetalning för allmänna handlingar

Det finns inget rättsligt utrymme för ett generellt beslut om att avgift för utlämnande av allmänna handlingar alltid ska tas ut i förskott. Det påminner Justitieombudsmannen (JO) om i ett beslut. Endast i undantagsfall – exempelvis då en begäran är omfattande eller resurskrävande – kan det bli aktuellt med förskottsbetalningar, enligt JO. Bakgrunden är ett klagomål från en intagen på Kumla-anstalten om bland annat utformningen på betalningskravet. Kriminalvården hänvisade i sitt beslut till en särskild bestämmelse i 6 kap. 1 a § i OSL gällande förskottsbetalningar, men myndighetens tolkning är enligt JO ofullständig. Bestämmelsen ifråga reglerar dessutom endast tidpunkten för betalning och inte hur avgiften ska tas ut, då den som begär en allmän handling generellt kan betala antingen kontant alternativt via postförskott eller faktura, kommenterar JO. I beslutet understryker JO även att Kriminalvården, vid beslut i frågor om när och hur en avgift för allmänna handlingar ska tas ut, bör ta hänsyn till de svårigheter som omgärdar ett frihetsberövande.

Inte ok att klumpa ihop småbegäran

En intagen begärde återkommande ut kopior av allmänna handlingar. Oftast understeg respektive begäran tio sidor. Myndigheten misstänkte att den intagen hade satt detta i system för att slippa betala den kopieavgift som tas ut från och med sida tio. Som motmedel började myndigheten att avvakta med att lämna ut kopior tills den intagen hade gett in flera begäran som tillsammans översteg tio sidor. Först då prövade myndigheten begäran och lämnade ut kopiorna mot en avgift.

JO kritiserade detta i ett beslut. Det finns en möjlighet att göra undantag från regeln om att de första tio sidorna är gratis, om det finns särskilda skäl, till exempel vid återkommande småbeställningar. Då kan myndigheten ta ut en avgift redan från den första sidan. ”Bestämmelsen ger dock inte stöd för att en myndighet, på det sätt som skett i detta fall, avvaktar med att behandla flera beställningar om kopior av olika handlingar för att senare göra en bedömning vid några samlade tillfällen och då ta ut en avgift”, skrev JO. Ombudsmannen menade att en sådan ordning bland annat strider mot skyndsamhetskravet.

JO var också kritisk till att en kriminalvårdsanställd hade uppmanat den intagne att fundera på vilka handlingar som han ”verkligen behöver kopia på”. Det var inte förenligt med kravet på saklighet och opartiskhet, enligt JO.

Fånge hade rätt till lista över mejl

En fånge begärde ut en lista över alla mejl som avsåg honom själv och som fanns  i vissa angivna tjänstemäns e-postbrevlådor. Kriminalvården avslog begäran. Mannen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen menade att Kriminalvården utan större problem kunde sammanställa listor över mejl där fångens namn förekom i ärendemeningen. Dessa listor var alltså förvarade hos Kriminalvården och myndigheten var skyldig att pröva om de kunde lämnas ut. Däremot gick det inte att med ”rutinbetonade åtgärder” sammanställa listor som grundade sig på ”uppgifter i enskilda e-postmeddelanden”, enligt kammarrätten. Den typen av listor var därför inte allmänna handlingar. Kammarrätten konstaterade också att en rad mejl som hade skickats mellan tjänstemän på Kriminalvården inte var allmänna handlingar eftersom de utgjorde utkast eller minnesanteckningar enligt TF 2:12.

KR_Jonkoping_2016_3469