Domstol kritiseras av JO för fråga om utgivningsbevis inför e-postutlämnande

En person tillfrågades om hen hade utgivningsbevis när hen begärde ut ett häktningsprotokoll med e-post från Jönköpings tingsrätt. Justitieombudsmannen (JO) kritiserar domstolen för att frågan som den ställdes stred mot efterforskningsförbudet, även om det behöver prövas om en handling med känsliga uppgifter bör lämnas ut med e-post.

JO understryker att en myndighet som vill pröva lämpligheten av e-postutlämning också måste informera om att handlingen kan läsas på plats eller skickas med papperspost utan att några frågor behöver besvaras.

Strax efter händelsen i april i fjol ändrade Jönköpings tingsrätt sina e-postrutiner så att i princip alla kunde få handlingar på det sättet.

Kronofogdens anteckning om journalist blev allmän handling – JO kritisk

När en reporter kontaktade Kronofogden för att få ut uppgifter om en gäldenär antecknade myndigheten journalistens namn och vilken typ av uppgifter som hade begärts ut i gäldenärens akt. På så sätt blev uppgifterna om journalisten en allmän handling. Gäldenären kom också att begära ut handlingarna i akten och fick ta del av informationen om journalisten.

Justitieombudsmannen konstaterar att det ”mot bakgrund av de intressen som bär upp offentlighetsprincipen och anonymitetsskyddet” var olämpligt att dokumentera vem som hade begärt att få del av uppgifterna, och kritiserar Kronofogden för hanteringen.

Radiouttalande fick JK-kritik

JK kritiserade en nämndordförande i Västerås kommun för ett uttalande som hon hade gjort i radio om en advokat som begärt ut handlingar från kommunen. Enligt JK stred uttalandet mot det ändamål som bär upp anonymitetsskyddet i tryckfrihetsförordningen.

I inslaget sade nämndordföranden bland annat följande om advokaten, som hon också namngav:  ”han begärde ut alla handlingar som fanns i det här ärendet, cirka 1 400 sidor. Vi hade två personer på förvaltningen som lade nästan tre veckor av sin arbetstid [på detta]. När det här är gjort tyckte han inte att han behöver de här papprena, utan de ligger i en fin hög någonstans nere på förvaltningen just nu.” 

JK bedömde för det första att nämndordföranden gjorde uttalandet som representant för myndigheten och inte som någon personlig meningsyttring. Uttalande skyddades alltså inte av meddelarfriheten. För det andra menade JK att uttalandet stred mot ändamålet för anonymitetsskyddet i tryckfrihetsförordningen. En myndighet ska inte i onödan sprida uppgifter om identiteten på personer som begära ut allmänna handlingar.

JK prövade också om uttalandet stred mot kravet på att myndighetsföreträdare ska agera sakligt och opartiskt. JK ansåg visserligen att uttalandet kunde uppfattas som polemiskt och därmed tveksamt ur objektivitetssynpunkt, men ändå inte stred mot grundlagens krav på saklighet och opartiskhet.

JO: Upplys om mer anonyma alternativ

En person mejlade til Eksjö tingsrätt och begärde att få ett förhör skickat till sig. Tingsrätten svarade att förundersökningar bara lämnas ut på papper, vilket medför en avgift. I samma meddelande skrev tingsrätten att den behövde personens fakturaadress, leveransadress och personnummer.

Personen JO-anmälde tingsrätten för att ha försökt efterforska hans identitet i strid med efterforskningsförbudet i tryckfrihetsförordningen. JO uttalade bland annat följande:

”Jag har ingen anledning att ifrågasätta tingsrättens uppgift om att syftet med att efterfråga bl.a. AA:s personnummer var att kunna möta hans begäran om att få handlingen skickad till sig. För det ändamålet behövde han alltså lämna vissa faktureringsuppgifter.”

Däremot tyckte JO att tingsrätten hade kunnat vara tydligare med varför man efterfrågade uppgifterna och att det fanns alternativ om personen inte ville lämna identitetsuppgifter, till exempel att han kunde komma och ta del av handlingarna på plats hos myndighet och betala kontant om han ville ta med sig kopior hem.

Anonym kunde inte överklaga

Klaganden måste uppge namn då ett mål inleds i domstol. Det gäller även i mål om utlämnande av allmänna handlingar, och även om klaganden har uppgett en fungerande e-postadress. Det slog HFD fast i denna dom och konstaterade att kammarrätten hade gjort rätt som avvisade ett överklagande från en person som vägrade uppge namn.

Fel kräva personnummer av sökande

En person begärde hos Skatteverket att få ut en adressuppgift för ett visst personnummer. Dagen därpå fick han besked från myndigheten att uppgiften var sekretessbelagd. Han begärde då ett överklagbart beslut. Myndigheten svarade att den ”innan beslut skickas” ville ha sökandens personnummer, postadress och information om syftet med hans begäran. När sökanden vägrade med hänvisning till anonymitetsskyddet i TF fick han höra att Skatteverket behövde dessa uppgifter för att pröva sekretessfrågan.

Sökanden JO-anmälde handläggningen. JO konstaterade att uppgifter hos Skatteverket om en persons folkbokföringsadress som regel är offentliga. I det här fallet fanns dock en så kallad sekretessmarkering, vilket innebar att det fanns skäl att anta att uppgifterna var sekretessbelagda. I en sådan situation är det inte fel att, som en del av sekretessprövningen, efterfråga en sökandes identitet och syfte, enligt JO. Men det får inte framställas som ett krav att sökanden lämnar dessa uppgifter för att överhuvudtaget få en prövning och ett överklagbart beslut.

Skattemyndigheten hade också upplyst sökanden om att hans personuppgifter ändå skulle behöva registreras om han överklagade till domstol vid en senare tidpunkt. JO tyckte att upplysningen kunde ifrågasättas eftersom sökanden hade rätt att vara anonym under hela handläggningen hos Skattemyndigheten. I stället kunde den uppfattas som att myndigheten försökte få sökanden att ”att ge upp sin grundlagsskyddade rätt till anonymitet”.

JO var också kritisk till att Skatteverket, i sitt avslagsbeslut, skrev ut personnumret på den person vars bostadsadress sökanden vill ha uppgift om. Personnumret behövdes inte för att uppfylla kravet på beslutsmotivering och det blev ett hinder mot att skicka beslutet med e-post till sökanden.

Handläggningstiden i ärendet var lång och inte förenligt med skyndsamhetskravet i TF, konstaterade JO. Ombudsmannen gav sammanfattningsvis myndigheten allvarlig kritik för hanteringen av ärendet.

Klagande från anonym avvisades

En klagande i ett mål om utlämnande av allmän handling som inte vill komplettera sitt överklagande med uppgift om sitt för- och efternamn fick ingen överprövning i domstolen. Överklagandet avvisades.

Kopieavgift ska kunna betalas kontant

En myndighet kan inte kräva en fakturaadress av den som vill ha ut kopior av allmänna handlingar. Sökanden har rätt att vara anonym, och bör därför få möjligt att betala eventuell kopieavgift kontant. Det slog JO fast i detta beslut.

Kan inte kräva att begäran görs på viss blankett

JO kritiserade den information som Migrationsverket lämnade på sin webbplats till den som vill ta del av allmänna handlingar. Följande var fel:

• Det stod att det kunde ta upp till tre månader att hantera en beställning, vilket var vilseledande eftersom det inte gällde vid en begäran om allmänna handlingar, utan avsåg andra förfrågningar.
• Det stod att den som ville begära ut handlingar anonymt var hänvisad till att ringa eller besöka myndigheten, vilket var fel eftersom det finns fler alternativ, t.ex. att mejla in en begäran.
• Rubriken ”Du måste kunna legitimera dig när du hämtar ut dina handlingar” kunde tolkas som att den som vill ta del av allmänna handlingar behöver legitimera sig, vilket inte stämmer. 

JO var också kritisk till ett webbformulär för begäran om allmänna handlingar som fanns på webbplatsen. Det här eftersom sökanden uppmanades att fylla i bl.a. namn, personnummer och medborgarskap i formuläret. Det kunde anses strida mot anonymitetsskyddet.  

JO var även kritisk mot ett automatiskt mejlsvar som Migrationsverket hade skickat ut till personer som begärt allmänna handlingar. För det första stod det att sökande skulle använda en särskild blankett för att begära ut handlingarna, vilket inte får ställas upp som ett krav. För det andra stod det att handläggningstiden var 3–6 veckor, vilket var vilseledande mot bakgrund av skyndsamhetskravet.

Kunde inte föreläggas att uppge syfte

En person begärde att få ut kopior av körkortsunderlag från Trafiksäkerhetsverket. Personen hade inte angett syftet med begäran. Verket avslog begäran eftersom de berörda personerna kunde antas lida men om handlingarna lämnas ut.

Kammarrätten ansåg att det framstod som oklar vilket syftet med begäran kunde vara. Eftersom nödvändig sekretessprövning inte kunde göras utan uppgift om syfte bör klaganden föreläggas inkomma med uppgift om syftet ”vid äventyr av att hans begäran eljest inte kommer att upptas till prövning”. Kammarrätten upphävde Trafiksäkerhetsverkets beslut och återförvisade målet.

Klaganden överklagade till dåvarande Regeringsrätten. Domstolen ansåg att det inte fanns lagliga möjligheter att meddela ett föreläggande mot någon som begär ut en allmän handling om att den ska uppge syftet vid äventyr av att begäran annars inte tas upp till prövning.

Det hade inte heller, med hänsyn till innehållet i det som idag är TF 2:18, funnits grund för att återförvisa målet till Trafiksäkerhetsverket för införskaffande av utredning om syftet. Kammarrätten skulle ha prövat överklagandet på det material som domstolen hade tillgängligt. Regeringsrätten undanröjde därför återförvisningsbeslutet och förklarade att kammarrätten skulle ta upp målet för prövning i sak.