Allmänna handlingar på gemensam arbetsyta

Under Sveriges kampanj för en plats i FN:s säkerhetsråd skapade Utrikesdepartementet en gemensam digital arbetsyta för dokumentation av kampanjen. En arbetsgrupp som bestod av medarbetare på UD och medarbetare på den svenska FN-representationen i New York hade tillgång till arbetsytan.

Under kampanjarbetet, det vill säga mellan december 2014 och oktober 2016, gjorde arbetsgruppens medlemmar löpande anteckningar i och fogade bilagor till den gemensamma arbetsytan. Handlingarna, totalt 900 sidor, diariefördes inte förrän drygt ett år efter att ärendet hade slutbehandlats när en journalist började ställa frågor om dokumentationen.

Konstitutionsutskottet var skeptiskt till hanteringen eftersom handlingarna på arbetsytan kan ha varit allmänna eftersom de, via arbetsytan, utväxlades mellan två fristående myndigheter: FN-representationen i New York och UD.

”Utskottet anser att en ordning som innebär att självständiga myndigheter bildar
myndighetsövergripande arbetsgrupper som kallas interna för att hantera ett visst ärende som berör båda myndigheternas verksamhet kan medföra att
bestämmelserna i 2 kap. TF åsidosätts.”