Dokument som delades med konsult var inte allmänna

Dokument som Kyrkogårdsförvaltningen i Stockholms stad delade med konsulten Hifab AB via en molnbaserad iBinder-pärm var inte allmänna. Det kom kammarrätten fram till i den här domen. Anledningen var att Hifab inte bedömdes vara självständigt i förhållande till förvaltningen. Handlingarna var därför vare sig inkomna eller expedierade.

Kammarrätten pekade på att Hifabs projektledare och tillhörande stödfunktioner hade tillförts kommunens organisation. Projektledaren hade stöd från myndighetens personal och rapporterade till förvaltningschefen. Bolaget deltog tillsammans med myndigheten vid möten men det var myndigheten som fattade alla beslut. Och de begärda handlingarna hade utarbetats gemensamt av personal från bolaget tillsammans med myndighetsföreträdare.

Allmänna handlingar på gemensam arbetsyta

Under Sveriges kampanj för en plats i FN:s säkerhetsråd skapade Utrikesdepartementet en gemensam digital arbetsyta för dokumentation av kampanjen. En arbetsgrupp som bestod av medarbetare på UD och medarbetare på den svenska FN-representationen i New York hade tillgång till arbetsytan.

Under kampanjarbetet, det vill säga mellan december 2014 och oktober 2016, gjorde arbetsgruppens medlemmar löpande anteckningar i och fogade bilagor till den gemensamma arbetsytan. Handlingarna, totalt 900 sidor, diariefördes inte förrän drygt ett år efter att ärendet hade slutbehandlats när en journalist började ställa frågor om dokumentationen.

Konstitutionsutskottet var skeptiskt till hanteringen eftersom handlingarna på arbetsytan kan ha varit allmänna eftersom de, via arbetsytan, utväxlades mellan två fristående myndigheter: FN-representationen i New York och UD.

”Utskottet anser att en ordning som innebär att självständiga myndigheter bildar
myndighetsövergripande arbetsgrupper som kallas interna för att hantera ett visst ärende som berör båda myndigheternas verksamhet kan medföra att
bestämmelserna i 2 kap. TF åsidosätts.”