Allmänna handlingar på gemensam arbetsyta

Under Sveriges kampanj för en plats i FN:s säkerhetsråd skapade Utrikesdepartementet en gemensam digital arbetsyta för dokumentation av kampanjen. En arbetsgrupp som bestod av medarbetare på UD och medarbetare på den svenska FN-representationen i New York hade tillgång till arbetsytan.

Under kampanjarbetet, det vill säga mellan december 2014 och oktober 2016, gjorde arbetsgruppens medlemmar löpande anteckningar i och fogade bilagor till den gemensamma arbetsytan. Handlingarna, totalt 900 sidor, diariefördes inte förrän drygt ett år efter att ärendet hade slutbehandlats när en journalist började ställa frågor om dokumentationen.

Konstitutionsutskottet var skeptiskt till hanteringen eftersom handlingarna på arbetsytan kan ha varit allmänna eftersom de, via arbetsytan, utväxlades mellan två fristående myndigheter: FN-representationen i New York och UD.

”Utskottet anser att en ordning som innebär att självständiga myndigheter bildar
myndighetsövergripande arbetsgrupper som kallas interna för att hantera ett visst ärende som berör båda myndigheternas verksamhet kan medföra att
bestämmelserna i 2 kap. TF åsidosätts.”

Uppgifter på skattekonto var hemliga

En journalist på Dagens nyheter begärde en utskrift från tidigare statsminister Fredrik Reinfeldts och hans aktiebolags skattekonton under vissa angivna år. Journalisten fick ut uppgifter om slutlig skatt, beslut om avdragen skatt, debiterad preliminärskatt, moms att betala eller återfå och arbetsgivaravgifter att betala eller få tillbaka. Övriga uppgifter sekretessbelades av Skatteverket.

Journalisten överklagade till kammarrätten. I överklagandet påpekade han att Skatteverket inte hade specificerat vilka uppgifter som hade sekretessbelagts, men han gjorde ett antagande om att det var åtminstone uppgifter om saldo, inbetalningar, tillgodoförda debiterade skatter och avgifter och påförda respektive tillgodoräknade räntor.

Han påpekade att skattesekretessen gäller i verksamhet som avser ”bestämmande av skatt eller fastställande av underlag för bestämmande av skatt”. Saldouppgifter och uppgifter om ränta på skattekontot ingår inte i sådan verksamhet, enligt honom.

Han menade också att flera av de registrerade uppgifterna på skattekontot utgjorde beslut som därför borde omfattas av det undantag från sekretessen som gäller just uppgifter i Skatteverkets beslut.

Slutligen ansåg han att uppgifterna på skattekontot omfattades av en sekretessbrytande regel i lagen om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet. Enligt lagen får uppgifter om ”registrering enligt skatteförfarandelagen” lämnas ut till en enskild.

Kammarrätten avslog överklagandet och gick helt på Skatteverkets linje. Kammarrätten bedömde att Skatteverkets registrering av uppgifter på skattekontot är ”en integrerad del i myndighetens verksamhet att bestämma skatt” och därmed omfattas av skattesekretessen. Enligt domstolen är skattekontot också en del av beskattningsdatabasen och därför omfattas av den sekretess som gäller specifikt för denna.

Kammarrätten ansåg inte heller att de begärda uppgifterna omfattades av något undantag från sekretessen eller någon sekretessbrytande regel. Enligt domstolen gäller beslutsundantaget bara beslut som innebär att Skatteverket ”skiljt sig från ett beskattningsärende”.

Den sekretessbrytande regeln som innebär att uppgifter om ”registrering enligt skatteförfarandelagen” får lämnas ut syftar, enligt domstolen, inte på alla registrering på skattekontot utan på registreringar enligt 7 kap. skatteförfarandelagen, det vill säga uppgifter om att någon är registrerad som skattskyldig för till exempel moms eller arbetsgivaravgifter.

Hemlig handling kan vara av ringa betydelse

En handling kan anses vara av uppenbart ringa betydelse för en myndighets verksamhet  även om den innehåller sekretessbelagda uppgifter. Det bedömde JO i detta beslut. Ombudsmannen kritiserade därför inte Utrikesdepartementet för att myndigheten inte hade diariefört ett antal mejl.

JO poängterade att det är handlingens betydelse för myndighetens verksamhet som avgör om den är av ”uppenbart ringa betydelse” enligt OSL 5:1 4 st. Att en handling som saknar betydelse för myndighetens verksamhet ändå har ett intresse från offentlighetssynpunkt medför därför inte att handlingen måste registreras eller hållas tillgänglig på annat sätt, vilket framgår av prop. 1979/80:2 Del A s. 353 f.

JO 6579-2016