Sök
Om oss
Allmän handling drivs av Panoptes Sweden AB, Sveriges ledande researchbolag. Våra övriga verksamheter är researchbolaget Acta Publica och Nyhetsbyrån Siren.
Meny
AVGÖRANDEN EFTER LAGRUM (KAPITEL:PARAGRAF I OSL)
Lagar
Etikett: minnesanteckning
JO 3483-11
Kristianstads kommun videofilmade samspelet mellan barn och föräldrar i en vårdnadsutredningen. JO kritiserade kommunen för att den förstörde videofilmen innan vårdnadsutredningen var klar. Videofilmen tillförde ärendet sakuppgifter så det var inte fråga om en minnesanteckning som kommunen hävdat. Filmen skulle därför ha blivit en allmän handling när ärendet avslutades och borde ha bevarats till dess ansåg JO.
KR Göteborg 6082-13
Konsultföretaget BDO Consulting Group granskade Citysjukhuset + 7 i Göteborg på uppdrag av Västra Götalandsregionen. Det resulterade i en granskningsrapport och Citysjukhuset + 7 begärde senare ut underlaget till rapporten för att bland annat få reda på vilka journaler som hade granskats av BDO. Västra Götalandsregionen avslog men efter överklagande slog kammarrätten fast att det underlag som fanns hos regionen var en allmän handling. Underlaget var inte en minnesanteckning eftersom det hade tillfört ärendet sakuppgifter och det var upprättat eftersom granskningsärendet var slutbehandlat. Kammarrätten konstaterade att också handlingar som förvarades hos BDO kunde ses som tillgängliga för Västra Götalandsregionen och därmed vara allmänna. Kammarrätten återförvisade ärendet till regionen för ny prövning.
Se även:
HFD 5044-13
Ett företag som var part i ett mål i kammarrätten begärde ut föredragningspromemorian i målet. Kammarrätten avslog eftersom en föredragningspromemoria är en typ av minnesanteckning. Eftersom minnesanteckningen inte hade arkiverats så var den inte en allmän handling. Företaget överklagade till HFD och hänvisade till sin rätt till partsinsyn enligt 10 § förvaltningslagen (16 § i den gamla förvaltningslagen). Men HFD fastställde kammarrättens beslut.
Ansvarig utgivares kommentar:
En part har enligt 10 § förvaltningslagen (16 § i den gamla förvaltningslagen) rätt att få ut alla uppgifter som har tillförts ärendet oavsett om de finns i allmänna handlingar eller inte. En föredragningspromemoria tillför som regel inte uppgifter till ärendet utan sammanfattar de uppgifter som redan finns i ärendet.
KR Jönköping 964-13
En punktlista som en förvaltningschef vid omsorgsförvaltningen i Växjö kommun använde när ett sparförslag föredrogs för omsorgsnämnden var en minnesanteckning som inte var allmän. Det slog kammarrätten fast i denna dom. Journalisten som hade begärt ut punktlistan fick därför avslag på sitt överklagande. Journalisten menade att listan gjorts offentlig eftersom allmänheten hade tillträde till sammanträdet och personer som inte ingick i nämnden närvarade. Nämnden invände att inga handlingar hade delats ut vid sammanträdet.
RÅ 1971 ref. 23
Anteckningar med utredningsmaterial hos Civilförsvarsstyrelsen som hade legat till grund för avgörandet i ett ärende var allmänna handlingar oavsett om de arkiverats eller inte. Anteckningarna var med andra ord inte sådana minnesanteckningar som avses i TF 2:12 1 st.
RÅ 1980 Ab 196
En föredragningspromemoria hos Socialstyrelsen var inte en allmän handling enligt Regeringsrätten i denna dom.
Minnesanteckningar
Vad är en minnesanteckning?
En tjänsteman kan behöva göra minnesanteckningar som stöd i det egna arbetet med ett pågående ärende. Det kan handla om att stolpa upp de viktigaste uppgifterna i ett stort utredningsmaterial eller att skriva ”att göra”-listor över åtgärder som måste vidtas i ärendet (se bland annat RÅ 1972 ref. 70). Det kan också handla om rättsutredningar där tjänstemannen antecknar de lagparagrafer och rättsfall som har betydelse för hur ärendet ska bedömas. Om ärendet ska föredras för en beslutsfattare kan tjänstemannen göra en typ av minnesanteckning som kallas föredragningspromemoria och som tjänstemannen använder som stöd när ärendet presenteras (RÅ 1980 Ab 196). Begreppet ”anteckning” omfattar även upptagningar, t.ex. ljud- och bildupptagningar (se TF 2:12 1 st sista meningen). Det är bara anteckningar som hör till ett ärende som kan betraktas som minnesanteckningar enligt TF 2:12 1 st . Anteckningar som inte hör till ett ärende ska istället bedömas enligt TF 2:10 2 st 3 p 1 led (JO 1978/79 s. 224).
Minnesanteckningar ska inte blandas ihop med vad som brukar kallas tjänsteanteckningar. En tjänsteanteckning gör tjänstemannen för att dokumentera uppgifter som har kommit in i ärendet. Det kan till exempel vara en anteckning från ett telefonsamtal där någon ringt till myndigheten för att göra en anmälan. Det kan också vara tjänstemannens egna iakttagelser från t.ex. ett tillsynsbesök eller från en insamling av bevis ute på fältet. Sammanfattningsvis kan man säga att anteckningar som tillför uppgifter till ett ärende, snarare än sammanställer uppgifter som redan finns där, aldrig är minnesanteckningar enligt 2:9 1 st (framgår av lagtexten och av RÅ 1971 ref. 23, JO 1958 s. 222 och JO 1968 s. 497). För tjänsteanteckningar gäller istället huvudregeln att dessa blir allmänna när ärendet avslutas.
När blir en minnesanteckning allmän?
Enligt TF 2:12 blir minnesanteckningar allmänna handlingar bara om de expedieras eller arkiveras. Huvudregeln i TF 2:10 1 st att handlingar i ett ärende blir allmänna när ärendet avslutats gäller alltså inte minnesanteckningar. Om minnesanteckningen inte har expedierats så blir den allmän bara om ärendet har arkiverats och anteckningen följt med övriga handlingar till arkivet. Om en tjänsteman sparar en minnesanteckning för eget bruk i byrålådan eller i en mapp på datorn så betraktas den inte som arkiverad och den är följaktligen inte allmän (Irja Hed, Sekretess! – Handbok om offentlighets- och sekretesslagstiftningen, 16 uppl., s. 15) .