Digitalt och maskat eller omaskat på papper mot avgift

Miljö- och byggnadsnämnden i Smedjebackens kommun lämnade ut handlingar i ett ärende digitalt med vissa personuppgifter maskerade, bland annat med hänvisning till GDPR. I beslutet fanns en upplysning om att en fysisk kopia av handlingarna kunde lämnas ut i omaskerat skick men att en avgift då skulle komma att utgå enligt kommunens fastställda taxa.

Personerna som hade fått ut handlingarna överklagade och yrkade att få ut handlingarna kostnadsfritt, bland annat eftersom de var parter i det aktuella ärendet.

Kammarrätten avslog överklagandet. Domstolen konstaterade inledningsvis att frågor rörande partsinsyn överklagas till förvaltningsrätten som första instans. Domstolen begränsade alltså sin prövning till den del som avsåg utlämnande av allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen.

I den delen konstaterade domstolen att myndigheter inte har någon skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i digital form om det inte följer av lag, vilket det inte gjorde i det här fallet. Någon rätt att få ut kopior avgiftsfritt finns inte heller, slog kammarrätten fast.

Bara det som sägs behöver skrivas ut

En person vände sig till Polismyndigheten och begärde kopior av videoförhör i nedlagda förundersökningar. Inspelningarna fanns på dvd-skivor. Polismyndigheten nekade sökanden kopior av handlingarna med hänvisning till det så kallade utskriftsundantaget. Det säger att en myndighet inte är skyldig att, i större utsträckning än vad som följer av lag, lämna ut elektroniska handlingar i annan form än utskrift. Sökanden fick i stället ta del av skriftliga sammanfattningar av förhören.

Hon var inte nöjd med det och överklagade till kammarrätten som delade Polisens bedömning och avslog överklagandet. Hon klagade vidare till Högsta förvaltningsdomstolen som slog fast följande:

1. En utskrift av en upptagning ska så långt som möjligt ordagrant återge de uppgifter som finns i den tekniska upptagningen. ”I fråga om inspelningar av t.ex. förhör innebär detta att det som sägs på inspelningen ska transkriberas i sin helhet. Även uppgifter som omfattas av sekretess ska skrivas ut för att sedan sekretessbeläggas. Sökanden kan därigenom förstå i vilka sammanhang sekretesskyddade avsnitt förekommer och hur omfattande de är. ”
2. ”Tekniska upptagningar som inte låter sig transkriberas till text behöver inte lämnas ut i form av utskrift. Offentlighetsintresset kan i dessa fall tillgodoses genom att en sökande i regel får ta del av en ljud- och bildupptagning i sin helhet i myndighetens lokaler. ”

HFD tyckte inte att Polismyndighetens sammanfattningar av vad som sagts under förhören utgjorde utskrifter i TF:s mening. ”Det ankommer på Polismyndigheten att ta fram utskrifter av förhören och efter en sekretessprövning lämna ut dessa mot en avgift”, konstaterade HFD och skickade tillbaka ärendet till Polismyndigheten.

Fick inte ut sitt eget larmsamtal

En person vände sig till Polisen och begärde ut inspelningen av ett larmsamtal som hon själv hade ringt in. Inspelningen fanns på en digital ljudfil. Myndigheten vägrade lämnade ut ljudfilen eftersom den innehöll sekretessbelagda uppgifter och lämnade i stället ut en transkribering med uppgifterna maskerade.

Polisen motiverade det så här:

”Handlingen består i huvudsak av uppgifter som lämnats av dig och den operatör som arbetar vid Polismyndigheten. Merparten av uppgifterna kan därför lämnas ut till dig. Handlingen innehåller emellertid också uppgifter som avser andra enskilda personer”.

Personerna kunde lida men om uppgifterna lämnades ut, bedömde myndigheten.

Personen överklagade och skrev bland annat att hon ville ha ut ljudfilen för att hon eventuellt skulle behöva den som målsägande i en kommande rättegång med koppling till larmsamtalet. Kammarrätten avslog. Domstolen konstaterade att en myndighet inte behöver lämna ut digitala handlingar (ljudfilen) i annan form än utskrift. Domstolen delade Polismyndighetens bedömning vad gällde maskeringarna i transkriberingen.

Kunde inte neka utskrift för att det var svårt att skriva ut

En person begärde ut historikfiler från en socialnämnd. Socialnämnden uppgav att den kunde läsa av en historikfil på datorskärmen men inte har några utskriftsmöjligheter. Nämnden menade att dess avsaknad av kompetens för att åstadkomma en pappersutskrift av skärmbilden bör jämställas med undantaget för sammanställningar som inte kan göras tillgängliga med rutinbetonade åtgärder. Kammarrätten konstaterade att filen är en allmän handling som kan läsas hos nämnden. Rätten att få avskrift eller kopia är inskränkt i två fall, men kan inte inskränkas med hänvisning till svårigheter att åstadkomma en utskrift. Målet återförvisades till socialnämnden.