JK-kritik mot universitets diarieföring

I det här beslutet ifrågasatte JK hur ett antal universitet hade ordnat sin diarieföring av allmänna handlingar och uttalade sig i vissa andra frågor relaterade till detta.

JK uttalade sig bland i frågan om universitetens olika delar skulle ses som sådana självständiga organ som omnämns i TF 2:11 1 st:

”De olika organ (fakultetsnämnder, institutioner och liknande) som ingår i universitets organisation kan enligt min mening inte generellt anses ha en sådan självständig ställning som avses i förarbetsuttalandena. Alla delar av universitetet tillhör alltså som regel en och samma myndighet.”

JK uttalade också att det inte finns något krav på central diarieföring, även om det är att föredra:

”Det är naturligtvis en fördel för den som önskar att ta del av allmänna handlingar hos ett universitet att centralt kunna ta del av myndighetens diarium eller diarier, särskilt som universitet i regel är stora myndigheter vars olika organ ofta är utspridda i olika byggnader. Med hänsyn till myndigheternas frihet att ordna sin diarieföring kan emellertid, som tidigare nämnts, något krav på central diarieföring inte ställas.”

JK kom vidare in på hur allmänna och offentliga handlingar kan hållas ordnade på annat sätt i stället för diarieföras. Det kan till exempel ske genom aktbildning ”där endast den handling som initierat ärendet diarieförs och övriga handlingar antecknas på ett dagboksblad eller dylikt i akten”. Ett annat sätt är att samla handlingar av en viss typ kronologiskt i en pärm. Att hålla till exempel förordnanden ordnade i personnummerföljd var inte lämpligt enligt JK. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är ordnade till exempel alfabetiskt efter namnet på den som förordnandet gäller.

Universitetsanställdas personnummer var hemliga

En person vände sig till Uppsala universitet och begärde att få ta del av namn, personnummer, avdelning, e-postadress och befattning för samtliga närmare 7.500 anställda. Personen ville inte uppge vad som var syftet med begäran och svarade inte på frågan om han kunde tänka sig att få ut uppgifterna med sekretessförbehåll. Universitet vägrade lämna ut uppgifterna.

Personen överklagade till kammarrätten som avslog. Domstolen skrev bland annat: ”Automatiserad behandling av personnummer är förenat med stora
integritetsrisker. Med hänsyn till det och till att Haro de Grauw inte velat
redogöra för sitt syfte med behandlingen kan det antas att de anställdas
personnummer kommer att behandlas i strid med den allmänna
dataskyddsförordningen”.