Partsinsyn kunde ge rätt att se internt mejl

En person begärde ut mejl som hade skickats inom grundskolenämnden i Malmö och var kopplade till ett diskrimineringsärende som gällde henne själv. Nämnden avslog hennes begäran.

Hon överklagade till kammarrätten som upphävde nämndens beslut i vissa delar. Bland annat fanns det ett mejl som hon kunde ha rätt att få ut enligt reglerna om partsinsyn. Mejlet var visserligen myndighetsinternt, och alltså inte en allmän handling på den grunden att det hade blivit expedierat eller var inkommet. Det aktuella ärendet som mejlet var kopplat till var heller inte avslutat, däremot hade ´mejlet tillfört ärendet sakuppgifter. Sökanden hade alltså rätt att ta del av detta med de inskränkningar som kan följa av den begränsade sekretess som gäller för part.

Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till nämnden.

Incidentrapporter var allmänna handlingar

Ett huvudskyddsombud begärde ut två anmälningar i Lunds kommuns incidenthanteringssystem. Anmälningarna ingick i ett pågående arbetsmiljöärende, men hade också nämnts i ett arbetsrättsligt medvetandegörande samtal. Kommunen avslog begäran med hänvisning till att handlingarna var en del av ett pågående ärende och inte var att betrakta som upprättade.

Huvudskyddsombudet överklagade och påpekade att personer utanför barn- och skolförvaltningen hade tillgång till handlingarna och att de därmed var expedierade och allmänna. Kammarrätten delade den bedömningen eftersom personer vid en annan förvaltning, nämligen kommunkontoret, hade tillgång till incidenthanteringssystemet och de handlingar som ingick i detta. De aktuella personerna var en HR-strateg med ansvar för fungerande arbetsmiljöprocess och rutiner för hela kommunen, samt en HR-controller, som tar ut uppgifter för statistik för kommunstyrelsens räkning. ”Eftersom kommunkontoret har en tillgång till de begärda handlingarna som inte är begränsad till teknisk bearbetning eller teknisk lagring är handlingarna att anse som expedierade”, slog kammarrätten fast.

Talmanus var inte allmän handling

Arvika kommun anlitade en extern jurist som skrev ett talmanus som kommunchefen sedan använda när denne skulle föredra ett ärendet för kommunstyrelsen. I den här domen kom kammarrätten fram till att juristen inte var fristående i förhållande till kommunen och att talmanuset därmed inte blev inkommet till kommunen när juristen lämnade över detta till kommunchefen. Enligt kammarrätten var talmanuset inte heller upprättat hos kommunen utan kunde ses som en minnesanteckning. Minnesanteckningen hade inte tagits om hand för arkivering eller expedierats.

Mejl från kollega korsade myndighetsgräns

En anställd på Länsstyrelsen Västernorrland var även förordnad att fatta beslut i ett ärende vid Länsstyrelsen i Jämtlands län. När den anställde skickade och tog emot mejl från kollegor på Länsstyrelsen Västernorrland, som rörde ärendet vid Länsstyrelsen i Jämtlands län, korsade dessa en myndighetsgräns och blev inkomna respektive expedierade handlingar. Det kom kammarrätten fram till i denna dom.

Familjen Helsingborg inte självständig

Familjen Helsingborg är en sammanslutning av elva olika kommuner som gemensamt driver frågor i ett regionalt perspektiv. Styrelsen utgörs av kommunstyrelsens ordförande och oppositionsledare för respektive kommun. 

I den här domen kom kammarrätten fram till att Familjen Helsingborg inte var självständig i förhållande till moderförvaltningarna i respektive kommun. Mejl som hade skickats mellan Familjen Helsingborg och tjänstemän vid respektive moderförvaltning var därför interna och inte expedierade eller inkomna. 

Bakläxa fyra gånger i samma ärende

Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, är en självständig kommitté under Finansdepartementet som publicerar forskningsrapporter i olika ämnen. År 2019 publicerade ESO rapporten Synd och skatt som bland annat handlar om svensk alkoholpolitik. Under arbetet med rapporten hade det uppstått en fråga om rapportförfattaren kunde anses jävig på grund av ett sidouppdrag för en annan uppdragsgivare. ESO tyckte inte det. Men senare intresserade sig nykterhetsorganisationen IOGT-NTO för jävsproblematiken och begärde ut ett antal mejl mellan rapportförfattaren och ESO:s företrädare i denna fråga. ESO avslog begäran. Det blev upprinnelsen till en rad domstolsprocesser där kammarrätten gång på gång underkände ESO:s avslagsbeslut.

Myndighetens första beslut var inte fattat av en behörig befattningshavare och fick bakläxa i kammarrätten. Det andra var bristfälligt motiverat. Bakläxa igen. Det tredje behandlade inte alla delar av IOGT-NTO:s begäran. Bakläxa. Fjärde gången gillt menade ESO att mejlen var minnesanteckningar som inte behövde lämnas ut. Kammarrätten underkände även det beslutet. 

Efter ett år och fyra domstolsprocesser lämnade ESO till slut ut mejlen, men i en hårt maskerad form, med hänvisning till affärssekretess. Det beslutet överklagades inte av IOGT-NTO.

JK-kritik mot universitets diarieföring

I det här beslutet ifrågasatte JK hur ett antal universitet hade ordnat sin diarieföring av allmänna handlingar och uttalade sig i vissa andra frågor relaterade till detta.

JK uttalade sig bland i frågan om universitetens olika delar skulle ses som sådana självständiga organ som omnämns i TF 2:11 1 st:

”De olika organ (fakultetsnämnder, institutioner och liknande) som ingår i universitets organisation kan enligt min mening inte generellt anses ha en sådan självständig ställning som avses i förarbetsuttalandena. Alla delar av universitetet tillhör alltså som regel en och samma myndighet.”

JK uttalade också att det inte finns något krav på central diarieföring, även om det är att föredra:

”Det är naturligtvis en fördel för den som önskar att ta del av allmänna handlingar hos ett universitet att centralt kunna ta del av myndighetens diarium eller diarier, särskilt som universitet i regel är stora myndigheter vars olika organ ofta är utspridda i olika byggnader. Med hänsyn till myndigheternas frihet att ordna sin diarieföring kan emellertid, som tidigare nämnts, något krav på central diarieföring inte ställas.”

JK kom vidare in på hur allmänna och offentliga handlingar kan hållas ordnade på annat sätt i stället för diarieföras. Det kan till exempel ske genom aktbildning ”där endast den handling som initierat ärendet diarieförs och övriga handlingar antecknas på ett dagboksblad eller dylikt i akten”. Ett annat sätt är att samla handlingar av en viss typ kronologiskt i en pärm. Att hålla till exempel förordnanden ordnade i personnummerföljd var inte lämpligt enligt JK. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är ordnade till exempel alfabetiskt efter namnet på den som förordnandet gäller.

BUN-chef självständig i förhållande till kommundirektör

E-postmeddelanden som chefen för barn- och utbildningsförvaltningen i Östersunds kommun skickade till kommundirektören blev allmänna handlingar. Det här eftersom meddelandena rörde frågor där barn- och utbildningsförvaltningen var självständig i förhållande till kommunstyrelsen. Detta gällde trots att förvaltningschefen och kommundirektören båda var anställda inom kommunstyrelsen. Det kom kammarrätten fram till i dessa domar.

Sekretess för att skydda meddelare underkändes

Efter att kammarrätten hade skickat tillbaka ärendet till Östersunds kommun beslutade kommunstyrelsen att sekretessbelägga de begärda mejlen med hänvisning till bestämmelserna i OSL om sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. 

Sökanden överklagade på nytt och kammarrätten anmodade kommunstyrelsen att redovisa vilka paragrafer i OSL man hade tillämpat i sitt beslut. Kommunstyrelsen hänvisade till två paragrafer och förklarade att mejlen utgjorde en del av underlaget i ett visselblåsarärende.  Mejlen innehöll information om enskilda medarbetare som hade lämnat uppgifter om olämpligt uppträdande från en politiskt tillsatt ledamot. Kommunstyrelsen menade att ett utlämnande av handlingarna vore att ”kringgå efterforskningsförbudet och principen om meddelarskydd”. 

Kammarrätten konstaterade att de begärda handlingarna inte innehöll några sådana uppgifter som skyddas av de paragrafer som kommunstyrelsen hade hänvisat till. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till kommunen en andra gång för prövning av om handlingarna omfattades av sekretess enligt någon annan paragraf.

Personalsocial sekretess inte heller tillämplig

Tredje gången gillt försökte Östersunds kommun sekretessbelägga mejlen med stöd av personalsekretess. Kammarätten underkände även det och beslutade att handlingarna skulle lämnas ut till sökanden.

Underlag till lägesbild inte allmänna

Underlag som stadsdelarna i Göteborgs stad hade skickat till stadsledningskontoret som bidrag till den samlade lägesbilden rörande coronaviruset, var inte allmänna handlingar. Stadsdelarna kunde inte betraktas som självständiga i förhållande till stadsledningskontoret i detta sammanhang, ansåg kammarrätten.

Regioninterna mejl var inte allmänna

E-postmeddelandena som hade skickats mellan tjänstemän och politiker vid hälso- och sjukvårdsnämnden i Region Örebro och regiondirektören, befattningshavare på regionkansliet respektive befattningshavare vid förvaltningen regionservice var inte inkomna respektive upprättade. Mejlen hade korsat förvaltningsgränserna men i de frågor som mejlen gällde intog inte regiondirektören, regionkansliet eller förvaltningen regionservice en sådan självständig ställning i förhållande till hälso- och sjukvårdsnämnden att dessa blev allmänna handlingar. Det här slog kammarrätten fast i denna dom.