Incidentrapporter var allmänna handlingar

Ett huvudskyddsombud begärde ut två anmälningar i Lunds kommuns incidenthanteringssystem. Anmälningarna ingick i ett pågående arbetsmiljöärende, men hade också nämnts i ett arbetsrättsligt medvetandegörande samtal. Kommunen avslog begäran med hänvisning till att handlingarna var en del av ett pågående ärende och inte var att betrakta som upprättade.

Huvudskyddsombudet överklagade och påpekade att personer utanför barn- och skolförvaltningen hade tillgång till handlingarna och att de därmed var expedierade och allmänna. Kammarrätten delade den bedömningen eftersom personer vid en annan förvaltning, nämligen kommunkontoret, hade tillgång till incidenthanteringssystemet och de handlingar som ingick i detta. De aktuella personerna var en HR-strateg med ansvar för fungerande arbetsmiljöprocess och rutiner för hela kommunen, samt en HR-controller, som tar ut uppgifter för statistik för kommunstyrelsens räkning. ”Eftersom kommunkontoret har en tillgång till de begärda handlingarna som inte är begränsad till teknisk bearbetning eller teknisk lagring är handlingarna att anse som expedierade”, slog kammarrätten fast.

Mejl från kollega korsade myndighetsgräns

En anställd på Länsstyrelsen Västernorrland var även förordnad att fatta beslut i ett ärende vid Länsstyrelsen i Jämtlands län. När den anställde skickade och tog emot mejl från kollegor på Länsstyrelsen Västernorrland, som rörde ärendet vid Länsstyrelsen i Jämtlands län, korsade dessa en myndighetsgräns och blev inkomna respektive expedierade handlingar. Det kom kammarrätten fram till i denna dom.

Bakläxa fyra gånger i samma ärende

Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, är en självständig kommitté under Finansdepartementet som publicerar forskningsrapporter i olika ämnen. År 2019 publicerade ESO rapporten Synd och skatt som bland annat handlar om svensk alkoholpolitik. Under arbetet med rapporten hade det uppstått en fråga om rapportförfattaren kunde anses jävig på grund av ett sidouppdrag för en annan uppdragsgivare. ESO tyckte inte det. Men senare intresserade sig nykterhetsorganisationen IOGT-NTO för jävsproblematiken och begärde ut ett antal mejl mellan rapportförfattaren och ESO:s företrädare i denna fråga. ESO avslog begäran. Det blev upprinnelsen till en rad domstolsprocesser där kammarrätten gång på gång underkände ESO:s avslagsbeslut.

Myndighetens första beslut var inte fattat av en behörig befattningshavare och fick bakläxa i kammarrätten. Det andra var bristfälligt motiverat. Bakläxa igen. Det tredje behandlade inte alla delar av IOGT-NTO:s begäran. Bakläxa. Fjärde gången gillt menade ESO att mejlen var minnesanteckningar som inte behövde lämnas ut. Kammarrätten underkände även det beslutet. 

Efter ett år och fyra domstolsprocesser lämnade ESO till slut ut mejlen, men i en hårt maskerad form, med hänvisning till affärssekretess. Det beslutet överklagades inte av IOGT-NTO.

Rapport från hårt styrd konsult inte allmän

En rapport som konsultbolaget ÅF Infrastructure AB hade tagit fram åt Trafikverket var inte en inkommen handling hos verket. Kammarrätten ansåg att Trafikverket hade styrt konsultbolaget genom att Trafikverket anvisat underlag för rapporten, att bolaget haft veckovisa avstämningar med Trafikverkets projektgrupp och att bolaget under arbetets gång inte har haft kontakt med någon utanför Trafikverket. Konsulten hade med andra ord inte agerat självständigt i förhållande till myndigheten.

BUN-chef självständig i förhållande till kommundirektör

E-postmeddelanden som chefen för barn- och utbildningsförvaltningen i Östersunds kommun skickade till kommundirektören blev allmänna handlingar. Det här eftersom meddelandena rörde frågor där barn- och utbildningsförvaltningen var självständig i förhållande till kommunstyrelsen. Detta gällde trots att förvaltningschefen och kommundirektören båda var anställda inom kommunstyrelsen. Det kom kammarrätten fram till i dessa domar.

Sekretess för att skydda meddelare underkändes

Efter att kammarrätten hade skickat tillbaka ärendet till Östersunds kommun beslutade kommunstyrelsen att sekretessbelägga de begärda mejlen med hänvisning till bestämmelserna i OSL om sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. 

Sökanden överklagade på nytt och kammarrätten anmodade kommunstyrelsen att redovisa vilka paragrafer i OSL man hade tillämpat i sitt beslut. Kommunstyrelsen hänvisade till två paragrafer och förklarade att mejlen utgjorde en del av underlaget i ett visselblåsarärende.  Mejlen innehöll information om enskilda medarbetare som hade lämnat uppgifter om olämpligt uppträdande från en politiskt tillsatt ledamot. Kommunstyrelsen menade att ett utlämnande av handlingarna vore att ”kringgå efterforskningsförbudet och principen om meddelarskydd”. 

Kammarrätten konstaterade att de begärda handlingarna inte innehöll några sådana uppgifter som skyddas av de paragrafer som kommunstyrelsen hade hänvisat till. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till kommunen en andra gång för prövning av om handlingarna omfattades av sekretess enligt någon annan paragraf.

Personalsocial sekretess inte heller tillämplig

Tredje gången gillt försökte Östersunds kommun sekretessbelägga mejlen med stöd av personalsekretess. Kammarätten underkände även det och beslutade att handlingarna skulle lämnas ut till sökanden.

Underlag till lägesbild inte allmänna

Underlag som stadsdelarna i Göteborgs stad hade skickat till stadsledningskontoret som bidrag till den samlade lägesbilden rörande coronaviruset, var inte allmänna handlingar. Stadsdelarna kunde inte betraktas som självständiga i förhållande till stadsledningskontoret i detta sammanhang, ansåg kammarrätten.

Regioninterna mejl var inte allmänna

E-postmeddelandena som hade skickats mellan tjänstemän och politiker vid hälso- och sjukvårdsnämnden i Region Örebro och regiondirektören, befattningshavare på regionkansliet respektive befattningshavare vid förvaltningen regionservice var inte inkomna respektive upprättade. Mejlen hade korsat förvaltningsgränserna men i de frågor som mejlen gällde intog inte regiondirektören, regionkansliet eller förvaltningen regionservice en sådan självständig ställning i förhållande till hälso- och sjukvårdsnämnden att dessa blev allmänna handlingar. Det här slog kammarrätten fast i denna dom.

Bibliotekskonsult var självständig

En konsult som Sametinget hade anlitat för att analysera och utveckla Samernas bibliotek var självständig i förhållande till Sametinget. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Utredningen gav stöd för att konsulten skulle genomföra de väsentliga delarna av uppdraget självständigt, ansåg domstolen. Konsultens rapport till Sametinget var därmed en inkommen handling till myndigheten.

Lex Sarah-rapporter inkomna handlingar

Anställda vid Skellefteå kommun var självständig i förhållande till kommunen när de fullgjorde sin rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah. Kammarrätten fann därför att rapporterna var inkomna till kommunen och skulle lämnas ut i offentliga delar. Kammarrätten återförvisade ärendet till kommunen för sekretessprövning.

KR_Sundsvall_2765_17

Se även dessa tidigare domar.

Intern e-post i förvaltningsöverskridande projekt

Tjänstemän från olika förvaltningar inom Malmö stad hade bildat tre förvaltningsöverskridande arbetsgrupper. Ett företag begärde ut kopior på mejl som hade skickats mellan tjänstemännen i arbetsgrupperna samt mellan tjänstemännen och deras respektive moderförvaltningar.  Företaget fick avslag från den förvaltning som företaget hade vänt sig till med sin begäran. Företaget överklagade till kammarrätten. Domstolen delade kommunens bedömning att mejlen som skickades mellan tjänstemännen i respektive grupp inte blev allmänna.  Arbetsgrupperna hade ”myndighetskaraktär” och mejlen var därmed ”internt utväxlade”, enligt kammarrätten. Domstolen bedömde sedan statusen för de mejl som hade skickat från tjänstemännen i arbetsgrupperna till deras respektive moderförvaltningar. En av arbetsgrupperna hade så pass självständig ställning, enligt kammarrätten, att mejlen blev allmänna handlingar. Två av arbetsgrupperna var inte självständiga, när tjänstemännen i denna arbetsgrupp skickade mejl till sin moderförvaltning skulle dessa betraktas som internt utväxlad.

Kammarrätten tog också ställning till handlingar som hade utväxlats mellan arbetsmarknadsförvaltningen i Malmö stad och stadens juridiska ombud på advokatfirman Delphi. Domstolen konstaterade att dessa hade blivit allmänna handlingar.

Handlingar som förvaltningen hade utväxlat med två av kommunens egna jurister på stadskontoret  var däremot inte allmänna handlingar. Domstolen pekade på att stadskontoret har en serviceroll när det gäller juridisk rådgivning i förhållande till alla förvaltningar i kommunen och därför inte kan betraktas som självständig i den typen av ärenden.

KR_Goteborg_2250_15