Sökresultat för: skatteverket

RÅ 1999 ref. 36

Under en pågående utredning skickade Skattemyndigheten ett utkast till en revisionspromemoria till Riksskatteverket för synpunkter (så kallad delning eller underhandsremiss). Regeringsrätten bedömde att utkastet inte skulle anses som en expedierad och därmed allmän handling trots att det hade skickats till en annan myndighet. Det hade inte tagits om hand för arkivering och var inte heller en sådan handling som enligt lag skulle arkiveras. Svaret med Riksskatteverkets synpunkter på promemorian blev däremot en inkommen och allmän handling hos Skattemyndigheten.

RA_1999_ref_36

RÅ 1946 ref 3

Ett meddelande från några chefer på Skatteverket som var märkt ”konfidentiellt” och ställt personligen till skattedirektören var inte ett sånt privat meddelande som avses i TF 2:8 och som är undantaget från handlingsoffentligheten. Det konstaterade Regeringsrätten mot bakgrund av att brevet innehöll kritik mot en anställd vid myndigheten som senare blev uppsagd.

RA_1946_ref_3

KR Sthlm 6985-10

En journalist nekades att ta del av en personbild ur folkbokföringsdatabasen som visade anhöriga till en attentatsman. Enligt Skatteverket och kammarrätten fanns det särskild anledning att tro att de anhöriga skulle lida men av ett offentliggörande.

KR_Sthlm_6985_10

JO 2000/01 s. 567

En journalist begärde att få ut en handling från Skatteverket med uppgifter om momsregistrerade bokhandlare. Skatteverket hanterade begäran som en begäran om uppgifter ur allmänna handlingar men JO ansåg att den skulle ha behandlats som en begäran om en potentiell handling eftersom begäran var formulerad så.

JO_2000_01_s_567

Potentiella handlingar

Du kan som regel inte kräva att en myndighet ska skapa en helt ny handling med en sammanställning av just de uppgifter som du är ute efter (se RÅ 1978 2:19). Det här gäller även om den nya handlingen är en sammanställning av uppgifter som finns i olika allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Möjligtvis kan myndigheten tänka sig att göra det mot betalning i sin uppdragsverksamhet men det är en annan fråga. Men det finns en typ av sammanställningar som en myndighet faktiskt är skyldig att göra enligt TF. Det är de så kallade potentiella handlingarna som ingår i den handlingstyp som kallas upptagningar och som bland annat innefattar databaser av olika slag (TF 2:6 2 st). Se mer om upptagningar här.

Vad är då en potentiell handling? Det är en handling som inte existerar när du begär ut den men som myndigheten, utan större svårigheter, kan skapa på begäran av dig. Ett registerutdrag från ett databas är en typisk potentiell handling. I Skatteverkets folkbokföringsdatabas finns till exempel ett oändligt antal potentiella handlingar som myndigheten kan skapa genom att kombinera olika uppgifter om personers ålder, bostadsadress och civilstånd etc. Personbeviset är en vanlig variant och Skatteverket skapar miljontals personbevis varje år (källa: skatteverket.se).

Så här förklarar JO begreppet potentiell handling (JO 2000/01 s. 567 och JO 2006/07 s. 478):

”…varje sammanställning av sakligt sammanhängande uppgifter som en myndighet kan göra med hjälp av tillgängliga program är att anse som en handling som förvaras hos myndigheten. Förutsättningen är endast att sammanställningen skall kunna göras med rutinbetonade åtgärder. Därmed avses att det skall vara fråga om en begränsad arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader.”

Rutinbetonade åtgärder

Vad betyder det att en potentiell handling enligt TF 2:6 2 st är förvarad hos myndigheten om den kan sammanställas med ”rutinbetonade åtgärder”? Utgångspunkten är den så kallade ”likställighetsprincipen”. Den innebär att en potentiell handling som myndigheten kan sammanställa för eget behov med hjälp av sina dataprogram också ska lämnas ut till dig om du begär det. Att myndigheten aldrig tidigare har sammanställt de efterfrågade uppgifterna har ingen betydelse för din rätt att få ut den potentiella handlingen (JO 2006/07 s. 478).

Även om lagen talar om ”rutinbetonade åtgärder” så har du möjlighet att kräva en del ansträngningar av myndigheten. Dåvarande Regeringsrätten har slagit fast att en myndighet kan vara skyldig att på begäran göra skräddarsydda urval av uppgifter för att sammanställa dessa till en potentiell handling (RÅ 1974 ref. 8). En myndighet är också skyldig att göra vissa anpassningar av sina standardprogram för att göra det aktuella urvalet (RÅ 1976 ref. 122). Däremot är myndigheten inte skyldig att ta fram ett helt nytt datorprogram för att göra urvalet (RÅ 1988 ref 84). Om en myndighet av praktiska skäl valt att dela upp uppgifterna på olika register så kan den vara skyldig att sammanställa uppgifter från dessa register till ett enda registerutdrag (RÅ 1977 Ab 310). HFD har i ett fall kommit fram till att 4-6 timmars arbete för att göra en sammanställning inte kan ses som en rutinbetonad åtgärd (HFD 4266-14).

En konsekvens av likställighetsprincipen är att du inte kan kräva en sammanställning av personuppgifter som myndigheten själv inte får göra (se begränsningsregeln i TF 2:7). Det kan hända att en myndighet saknar befogenhet enligt lag att göra vissa sökningar och sammanställningar i register med personuppgifter därför att det skulle kränka den personliga integriteten. Men det finns olika grader av begränsningsregler. Finns det ett absolut sökförbud som säger att en myndighet inte under några förutsättningar får använda en uppgift som sökbegrepp i en databas, så är de sammanställningar som bygger på det sökbegreppet inte potentiella handlingar. Ett exempel på ett sådant sökförbud finns i 3 kap. 5 § polisdatalagen. I många registerförfattningar (lagar som reglerar hur myndigheter får använda sina dataregister) finns mindre strikta regler i form av ändamålsbegränsningar och villkorade sökförbud. Med det menas regler som säger att myndigheter bara får göra sökningar och sammanställningar av uppgifter från sina databaser för vissa angivna ändamål och under vissa angivna förutsättningar. Dessa regler inskränker inte myndigheternas skyldigheter att på din begäran sammanställa uppgifter till potentiella handlingar (se prop. 2011/12:157 s. 7 där det också finns hänvisningar till äldre förarbeten).

Färdiga elektroniska handlingar

Alla elektroniska handlingar är inte potentiella handlingar. Vissa är istället färdiga elektroniska handlingar som kan jämställas med pappersdokument vid tillämpning av offentlighetsprincipen. Det är handlingar med ett fixerat informationsinnehåll som pdf:er eller wordfiler. En myndighet kan aldrig vägra lämna ut färdiga elektroniska handlingar med hänvisning till att dessa inte kan tas fram med rutinbetonade åtgärder.

I förarbetena (prop. 2001/02:70 s. 20-21) kan man läsa följande om färdiga elektroniska handlingar (nuvarande  TF 2:6 1 st ). En upptagning för automatiserad behandling kan, liksom en konventionell handling i pappersform, vara en slutligt utformad och redan existerande handling med ett bestämt, fixerat, innehåll som kan återskapas gång på gång. Det är enligt regeringens mening inte tillfredsställande att en sådan handling ska anses förvarad hos en myndighet endast om den kan tas fram med rutinbetonade åtgärder. Färdiga elektroniska handlingar anses förvarade om de rent faktiskt finns hos myndigheten, dvs. om de kan göras tillgängliga med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv förfogar över för överföring i sådan form att de kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas och detta oavsett om det krävs endast rutinbetonade åtgärder för att få fram dem eller mer omfattande arbete.

I den här domen kom kammarrätten fram till att e-postloggar inte är färdiga elektroniska handlingar och i den här domen slog kammarrätten fast att så kallade månadsackar är det.

Potentiella handlingar – inte uppgifter ur handlingar

Att begära ut en potentiell handling är inte det samma som att begära ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4. Om du ringer till en myndighet och ber att få ett muntligt besked om uppgifter som finns i myndighetens dataregister så begär du uppgifter ur en allmän handling. Om du istället begär ut ett registerutdrag så är det en potentiell handling som du begär ut. För mer information om skillnaden mellan att begära ut allmänna handlingar kontra uppgifter ur allmänna handlingar läs här.

Rättsutredning: Betalningssäkring

Skatteverket kan ansöka hos förvaltningsrätten om betalningssäkring hos en skattskyldig (fysisk eller juridisk person) som utreds för skattefusk. Det här gör Skatteverket om myndigheten misstänker att utredningen kommer att sluta med ett större skattekrav och den skattskyldige har pengar men inte kommer betala frivilligt. Om förvaltningsrätten bifaller Skatteverkets ansökan så får Skatteverket rätt att med hjälp av Kronofogden frysa delar av den skattskyldiges tillgångar. Den skattskyldige kan då inte flytta på eller göra sig av med tillgångarna för att komma undan fogdens indrivning.

Hos Skatteverket råder sträng sekretess för uppgifter i de utredningar som görs i taxeringsärenden eller i ärenden om betalningssäkring (se OSL 27:1 och 27:2). När samma utredningar hamnar hos en domstol så är utgångspunkten istället att uppgifterna är offentliga (OSL 27:4, se också RÅ 1985 Ab 137 och RÅ 1990 not. 286).

När domstolen väl har fattat sitt beslut om betalningssäkring så blir beslutet inklusive skälen i de allra flesta fall helt offentligt. Det här framgår av den huvudregel som finns OSL 43:8 och som säger att uppgifter i domar och domstolsbeslut inte omfattas av sekretess. Beslutet blir en allmän och offentlig handling i samband med att det expedieras till Skatteverket. Det här gäller även i de fall då beslutet inte delges den skattskyldige förrän Kronofogden har verkställt betalningssäkringen (se Skatteverkets handledning för betalningssäkring s. 73, avsnitt 6.1). Jag har varit med om att tjänstemän på domstolar inte velat lämna ut helt färska beslut om betalningssäkringar med motiveringen att inte ens den skattskyldige fått se beslutet. Men det finns inget rättsligt stöd för den invändningen. I vilket skede den skattskyldige delges beslutet har ingen betydelse för frågan om när beslutet blir en allmän och offentlig handling.

Vad är en handling?

För att du ska kunna begära ut uppgifter från en myndighet med stöd av reglerna om handlingsoffentlighet så krävs det att uppgifterna är nedskrivna eller har dokumenterats på något annat sätt. Reglerna om handlingsoffentlighet ger dig ju bara rätt att få ut allmänna och offentliga handlingar (TF 2 kap.) eller uppgifter ur sådana handlingar (OSL 6:4). Du kan inte med stöd av handlingsoffentligheten tvinga en tjänsteman att berätta ur minnet allt som han eller hon vet om ett ärende. Tjänstemannen har visserligen en skyldighet att lämna upplysningar som en del av serviceskyldigheten i 6 § förvaltningslagen. Men den skyldigheten är svagare än skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar enligt TF och OSL.

Som exempel kan man ta ett telefonsamtal som tjänstemannen har haft i jobbet. Tjänstemannen är inte skyldig att i detalj återberätta samtalet ur minnet men om han eller hon antecknade vad som sas eller spelade in samtalet så har du möjlighet att begära ut tjänsteanteckningen eller inspelningen enligt TF:s regler. Ett annat alternativ är att du med stöd av OSL 6:4 begär att tjänstemannen läser upp vad som står i tjänsteanteckningen.

Enligt TF finns det två typer av handlingar (TF 2:3):

1. ”…framställningar i skrift och bild…”

2. ”…upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel…”

Den första typen är oftast pappershandlingar där informationen finns nedskriven eller tryckt. Men det gör i princip ingen skillnad om skriften eller bilden är inristad i sten eller broderad på tyg. Den är lika fullt en handling enligt TF. Exempel på skrifter och bilder är tabeller, kartor, ritningar, fotografier och röntgenplåtar.

När det gäller den andra typen, så kallade upptagningar, så finns information lagrad på ett sådant sätt att man bara kan ta del av den med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. Man behöver t.ex. en cd-spelare för att spela upp en cd-skiva eller en dator för att ta del av informationen i ett automatiserat dataregister.

Är handlingen förvarad hos myndigheten?

Om du kan konstatera att informationen du söker har dokumenterats i en handling så är nästa steg att ta reda om den aktuella handlingen ”förvaras” hos myndigheten enligt TF 2:4. Det kan ibland vara lite oklart t.ex. om handlingen finns hos en konsult som myndigheten anlitar eller om en tjänsteman har tagit med sig handlingen hem. Läs mer om detta här.

Handlingsoffentligheten innebär inte någon skyldighet för myndigheter att framställa nya handlingar på begäran från enskilda. En sådan handling, som inte finns ännu, ”förvaras” nämligen inte hos myndigheten enligt TF 2:4. Det gäller även om den nya handlingen bara skulle vara en sammanställning av uppgifter som redan finns i allmänna handlingar hos myndigheten (se mer om detta i här). Ett undantag från denna huvudregel är de så kallade ”potentiella handlingarna”. Dessa handlingar finns inte färdiga hos myndigheterna i form av en pappershandling i arkivet eller ett färdigt elektroniskt dokument i en dator men betraktas lika fullt som handlingar. Oftast handlar det om uppgifter som finns i ett datoriserat register och som myndigheten med sina datorprogram kan sammanställa på ett enkelt och rutinmässigt sätt till en handling. Om du beställer ett personbevis från Skatteverket så är det en potentiell handling du begär ut. Myndigheten har inte ett färdigt personbevis för alla som bor i landet utan sammanställer vid behov uppgifterna ur folkbokföringsregistret. Myndigheten utfärdar omkring två miljoner personbevis varje år (källa: skatteverket.se). Se mer om potentiella handlingar i här.

Dokumentationsskyldigheten

Myndigheterna skulle kunna sätta handlingsoffentligheten ur spel genom att strunta i att dokumentera uppgifter som kommer in till myndigheten på annat sätt än i form av handlingar. Men det får de inte eftersom det finns en dokumentationsskyldighet som innebär att myndigheterna måste dokumentera t.ex. uppgifter som man får in muntligen eller genom tjänstemännens egna iakttagelser (27 § förvaltningslagen och JO 2006/07 s. 366).