KR Göteborg 4580-12

Ett friskoleföretag begärde kopior av ansökningarna från samtliga sökande till ett antal gymnasieprogram i Halmstad kommun. Ansökningarna förvarades hos kommunen i form av uppgifter i en databas. Kommunen nekade med hänvisning till att de begärda handlingarna inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder och dessutom var sekretessbelagda eftersom det fanns anledning att tro att friskoleföretaget skulle använda dem i strid med PUL. Kammarrätten upphävde kommunens beslut och återförvisade ärendet dit. Enligt domstolen kunde uppgifterna sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Företagets avsikt med begäran, att skicka direktreklam till de sökande, var inte i heller i strid mot PUL, menade domstolen.

KR_Goteborg_4580_12

JO 1991/92 s. 423

Några journalistikstuderande begärde att få ut uppgifter om värnpliktigas arbetsskador från Arbetarskyddsstyrelsens datorregister över arbetsskador. Studenterna menade att den begärda sammanställningen var en allmän handling och begärde att få en kopia av denna handling enligt TF:s regler. Arbetarskyddsstyrelsen menade däremot att begäran skulle betraktas som ett uppdrag i myndighetens uppdragsverksamhet. Studenterna skulle då behöv stå för hela kostnaden för arbetet med att ta fram sammanställningen och dessutom ställa sig sist i kön av uppdragsgivare som begärt olika utdrag ur registret. JO kritiserade Arbetarskyddsstyrelsens inställning och konstaterade att en begäran enligt TF måste behandlas med förtur. JO kunde inte avgöra om den begärda sammanställningen var en allmän handling men konstaterade att myndigheten bara kunde ta betalt för kopiekostnad om den var det.

JO_1991_92_s_423

KR Sthlm 4570-11

En journalist begärde att få ut 245 beslut som fattats av Bilprovningen om att ge ersättning till personer som köpt bilar som inte borde ha klarat besiktningen men som blivit godkända efter mutor. Bilprovningen menade att ett utlämnande krävde en sammanställning som inte gick att göra med rutinbetonade åtgärder. Kammarrätten konstaterade att det inte var en fråga om en sammanställning utan om att lämna ut 245 begärda beslut. Bilprovningen menade också att ett utlämnande skulle strida mot personuppgiftslagen. Kammarrätten konstaterade att personuppgiftslagen inte innehåller några bestämmelser som ger stöd för att sekretessbelägga uppgifter i allmänna handlingar. Kammarrätten återförvisade ärendet till Bilprovningen för sekretessprövning.

KR_Sthlm_4570_11

KR Göteborg 5340-11

Elsäkerhetsverket vägrade att lämna ut en förteckning över alla elektriker med viss behörighet eftersom det skulle kräva en omfattande manuell hantering för att sammanställa uppgifterna från myndighetens register. Företaget som begärt ut förteckningen överklagade men fick avslag i kammarrätten som delade myndighetens bedömning sammanställningen inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder.

KR_Goteborg_5340_11

RÅ 1988 ref. 84

Statistiska centralbyrån, SCB, var inte skyldig att sammanställa uppgifter för att skapa en potentiell handling eftersom det krävde att myndigheten skapade ett nytt datorprogram för att göra sammanställningen.

RA_1988_ref_84

RÅ 1977 Ab 310

Ett företag hade rätt att få ut registerutdrag från Statistiska centralbyrån, SCB, med både namn och adress för vissa lärare och studenter trots att uppgifterna fanns i olika register och behövde sammanställas. Regeringsrätten pekade på att SCB lagt adressuppgifterna i ett separat register av praktiska skäl och det inte var ett skäl att begränsa allmänhetens tillgång till uppgifterna.

RA_1977_Ab_310

RÅ 1976 ref. 122

Statistiska centralbyrån, SCB, var skyldig att göra ett mycket stort registerutdrag från sitt högskoleregister åt ett företag som ville använda utdraget i sin kommersiella verksamhet. SCB hävdade att alla myndighetens printrar skulle vara upptagna med utskriften under en längre period och det skulle krävas 80 arbetstimmar för att anpassa myndighetens standardprogram för att utföra det aktuella registerutdraget. Regeringsrätten slog för det första fast att myndigheten inte hade någon anledning att pröva ändamålet bakom den aktuella begäran (kommersiellt ändamål) eftersom det inte hade någon betydelse för sekretessbedömningen. Regeringsrätten slog sedan fast att den aktuella upptagningen (registerutdraget) var tillgängligt för SCB genom myndighetens standardprogram även om dessa behövde anpassas för den aktuella körningen. Registerutdraget skulle därför lämnas ut genom utskrifter även om det skulle kräva en betydande arbetsinsats.

RA_1976_ref_122

JO 6256-09

Kronofogden kritiserades för att inte ha lämnat ut registerutdrag om utmätningar med hänvisning till att det var semestertider och att man därför saknade resurser för att ta fram de begärda utdragen.

JO_6256_2009

Vad är en handling?

För att du ska kunna begära ut uppgifter från en myndighet med stöd av reglerna om handlingsoffentlighet så krävs det att uppgifterna är nedskrivna eller har dokumenterats på något annat sätt. Reglerna om handlingsoffentlighet ger dig ju bara rätt att få ut allmänna och offentliga handlingar (TF 2 kap.) eller uppgifter ur sådana handlingar (OSL 6:4). Du kan inte med stöd av handlingsoffentligheten tvinga en tjänsteman att berätta ur minnet allt som han eller hon vet om ett ärende. Tjänstemannen har visserligen en skyldighet att lämna upplysningar som en del av serviceskyldigheten i 6 § förvaltningslagen. Men den skyldigheten är svagare än skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar enligt TF och OSL.

Som exempel kan man ta ett telefonsamtal som tjänstemannen har haft i jobbet. Tjänstemannen är inte skyldig att i detalj återberätta samtalet ur minnet men om han eller hon antecknade vad som sas eller spelade in samtalet så har du möjlighet att begära ut tjänsteanteckningen eller inspelningen enligt TF:s regler. Ett annat alternativ är att du med stöd av OSL 6:4 begär att tjänstemannen läser upp vad som står i tjänsteanteckningen.

Enligt TF finns det två typer av handlingar (TF 2:3):

1. ”…framställningar i skrift och bild…”

2. ”…upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel…”

Den första typen är oftast pappershandlingar där informationen finns nedskriven eller tryckt. Men det gör i princip ingen skillnad om skriften eller bilden är inristad i sten eller broderad på tyg. Den är lika fullt en handling enligt TF. Exempel på skrifter och bilder är tabeller, kartor, ritningar, fotografier och röntgenplåtar.

När det gäller den andra typen, så kallade upptagningar, så finns information lagrad på ett sådant sätt att man bara kan ta del av den med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. Man behöver t.ex. en cd-spelare för att spela upp en cd-skiva eller en dator för att ta del av informationen i ett automatiserat dataregister.

Är handlingen förvarad hos myndigheten?

Om du kan konstatera att informationen du söker har dokumenterats i en handling så är nästa steg att ta reda om den aktuella handlingen ”förvaras” hos myndigheten enligt TF 2:4. Det kan ibland vara lite oklart t.ex. om handlingen finns hos en konsult som myndigheten anlitar eller om en tjänsteman har tagit med sig handlingen hem. Läs mer om detta här.

Handlingsoffentligheten innebär inte någon skyldighet för myndigheter att framställa nya handlingar på begäran från enskilda. En sådan handling, som inte finns ännu, ”förvaras” nämligen inte hos myndigheten enligt TF 2:4. Det gäller även om den nya handlingen bara skulle vara en sammanställning av uppgifter som redan finns i allmänna handlingar hos myndigheten (se mer om detta i här). Ett undantag från denna huvudregel är de så kallade ”potentiella handlingarna”. Dessa handlingar finns inte färdiga hos myndigheterna i form av en pappershandling i arkivet eller ett färdigt elektroniskt dokument i en dator men betraktas lika fullt som handlingar. Oftast handlar det om uppgifter som finns i ett datoriserat register och som myndigheten med sina datorprogram kan sammanställa på ett enkelt och rutinmässigt sätt till en handling. Om du beställer ett personbevis från Skatteverket så är det en potentiell handling du begär ut. Myndigheten har inte ett färdigt personbevis för alla som bor i landet utan sammanställer vid behov uppgifterna ur folkbokföringsregistret. Myndigheten utfärdar omkring två miljoner personbevis varje år (källa: skatteverket.se). Se mer om potentiella handlingar i här.

Dokumentationsskyldigheten

Myndigheterna skulle kunna sätta handlingsoffentligheten ur spel genom att strunta i att dokumentera uppgifter som kommer in till myndigheten på annat sätt än i form av handlingar. Men det får de inte eftersom det finns en dokumentationsskyldighet som innebär att myndigheterna måste dokumentera t.ex. uppgifter som man får in muntligen eller genom tjänstemännens egna iakttagelser (27 § förvaltningslagen och JO 2006/07 s. 366).