”It-problem” sinkade kommuns utlämnande i flera månader – JO kritisk

När en journalist begärde ut e-postloggar från ordföranden i utbildningsnämnden i Gävle var beskedet från förvaltningen att ”it-problem” förhindrade ett utlämnande. Fyra månader senare lämnades samma information till journalisten. En hantering som nu resulterar i kritik från chefs-JO Erik Nymansson på flera punkter, bland annat utifrån det faktum att de begärda loggarna inte längre var åtkomliga när problemet väl var löst. JO konstaterar sammantaget att kommunens handläggning ”naturligtvis” inte var förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen.

Kommuns fråga om ”auktorisering” bröt mot efterforskningsförbudet

När en medborgare begärde ut ett kommunalråds e-postlogg och ett mejl med ett tips gällande kommunalrådet i Vännäs kommun fick medborgaren ta emot en rad ingående frågor från kommunens it-avdelning om vilket syfte medborgaren hade med sin begäran, i vilken roll han begärde ut dem och om han hade ”auktorisering” för att begära ut informationen. Justitieombudsmannen (JO) kritiserar Vännäs kommun för att har brutit mot efterforskningsförbudet enligt 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen (TF) genom att ställa dessa frågor. Kommunen har medgett att den har agerat fel och har uppgett att begäran om de allmänna handlingarna uppfattades av en tjänsteman på kommunen som en misstänkt it-risk eller spam och att mejlet därför skickades skickades vidare till it-kontoret som ställde frågorna till medborgaren. JO slår fast att eftersom kommunen inte har förklarat om frågorna ställdes för att kunna pröva om det fanns hinder mot att lämna ut handlingarna så har kommunens frågor inneburit ett brott mot efterforskningsförbudet.

E-postlogg måste lämnas ut omaskerad

En person som begärt att ta del av en omaskerad e-postlogg hos Salems kommun fick beskedet att ett utlämnande skulle strida mot tystnadsplikt enligt TF, då loggen innehöll ett inkommet meddelande till redaktionen för en tryckt informationsskrift hos kommunen. Kommunstyrelsen bedömde vidare att ämnesraden inte var en allmän handling med hänvisning till syftet med meddelandet. Nu underkänner kammarrätten det avslaget i sin helhet. Att ett enskilt meddelande omfattas av ett undantag påverkar inte diarieförteckningens karaktär som allmän handling, enligt domstolen. Rätten trycker även på att det inte finns någon begränsande bestämmelse i OSL som går att tillämpa på den aktuella situationen. Utlämnandet hindras inte heller av att uppgifter i förteckningen omfattas av tystnadsplikt, med följden att handlingen ska lämnas ut.

Uppgiftslämnare till myndighets webbtidning fortsatt källskyddad

Kammarrätten i Stockholm bedömde i mars att en e-postlogg och inkomna tips avsedda för publicering hos webbtidningen Extrakt – som ges ut av det statliga forskningsrådet Formas – var allmänna handlingar. Men när motparten i målet sedan begärde ut ett berört e-postmeddelande maskerade Formas den anonyma uppgiftslämnarens identitet, med hänvisning till att de uppgifterna omfattades av tystnadsplikt enligt YGL. Kammarrätten går nu på samma linje som myndigheten i ett nytt avgörande, efter ett utförligt resonemang om intresseavvägningen mellan allmänna handlingars offentlighet och den enskildes intresse av att vara anonym. Domstolen utgår bland annat från principen om lex specialis – då två lagar av samma dignitet står emot varandra – och landar i slutsatsen att bestämmelsen om tystnadsplikt är en specialbestämmelse i relation till de allmänt giltiga bestämmelserna i TF. Den förstnämnda väger därför tyngre. Dessutom har författare och meddelare knutna till myndigheters elektroniska publikationer ett lika starkt anonymitetsintresse som hos tryckta periodiska skrifter i allmänhet. Enligt kammarrätten skulle följden annars bli att myndigheters källor saknar meddelarskydd i motsvarande situationer, och att myndigheter som vill ge ut publikationer med skyddet skulle vara tvungna att göra detta via tryckta skrifter.

I ett separat beslut bedömer kammarrätten att även den i förlängningen omfattas av tystnadsplikten, då en begäran om att få ut handlingen i Formas-målet ” i dess helhet” från domstolen, avslås utifrån samma grund.

Tips till myndighets webbtidning är allmän handling

En e-postlogg över mejl till webbtidningen Extrakt, som ges ut av det statliga forskningsrådet Formas, utgör en allmän handling i sin helhet. Detsamma gäller inkomna tips avsedda för publicering, enligt en dom i kammarrätten som går emot Formas tidigare beslut. Att loggen kan innehålla meddelanden som inte är allmänna förändrar inte bedömningen i sak, enligt rätten. Det gör inte heller det faktum att vissa uppgifter i handlingarna kan omfattas av grundlagsskyddad tystnadsplikt. Det senare då Formas har argumenterat för att ett utlämnande skulle undergräva tidningens möjligheter att värna rätten till anonymitet och källskydd. Till skillnad från forskningsrådet betecknar nämligen kammarrätten Extrakt som en databas med utgivningsbevis snarare än en tryckt periodisk skrift, med följden att ett åberopat undantag i TF inte är tillämpligt.

I och med det upphävda beslutet ska Formas nu pröva om enskilda handlingar kan omfattas av sekretess.

Kommuntjänstemän använde privat e-post

En fristående konsult skickade ett utkast till en rapport till fem tjänstemän på Arvika kommun. Utkastet skickades till deras privata e-postadresser. JO konstaterade att utkastet var en inkommen och därmed allmän handling som borde ha diarieförts av kommunen, vilket inte hade skett.

I ett första yttrande uppgav kommunen att man hade använt privata e-postadresser för att rapporten skulle hanteras som just ett utkast. Efter kompletterande frågor från JO tog kommunen tillbaka den motiveringen, utan att lämna någon alternativ förklaring. JO konstaterade att användningen av privat e-post lätt kunde uppfattas som ett försök av kommunen att kringgå offentlighetsprincipen.

Anmälaren påstod också att kommunen hade raderat vissa e-postmeddelanden efter att en e-postlogg hade begärts där dessa meddelanden fanns med. Trots upprepade frågor från JO gav kommunen inget klart svar på när de aktuella meddelanden hade raderats. JO gjorde den välvilliga tolkningen att meddelandena nog redan var raderade när loggen begärdes ut och lät saken bero.

JO kritiserade kommunen för dess hantering och menade att den tydde på utbredda kunskapsbrister.

Externt driftad e-postlogg var allmän handling

Trafikverket vägrade lämna ut e-postloggen för tre personer under de senaste 30 dagarna med hänvisning till att loggen fanns på en extern server.

Sökanden överklagade beslutet och i ett yttrande till kammarrätten ändrade Trafikverket sina skäl för avslag. Myndigheten förklarade att den både ägde servrarna och förvarade dem i sina lokaler. Det var driften av servrarna som hade lagts ut externt, vilket gjorde att e-postloggarna inte kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder. Det skulle nämligen kräva en särskild beställning från den aktuella leverantören.

Kammarrätten ändrade Trafikverkets beslut och bestämde att mejlloggarna var allmänna handlingar som skulle lämnas ut i den mån de fanns kvar och inte var sekretessbelagda. Kammarrätten skrev bland annat: ”Den omständigheten att Trafikverket använder inhyrd arbetskraft för drift av servrarna föranleder ingen annan bedömning i detta hänseende”.

Logg för privat e-postkonto inte allmän handling

En journalist kunde inte få ut en logg för Skogsstyrelsens generaldirektörs privata e-postkonto trots att generaldirektören hade använt detta i tjänsten. Anledningen var att e-postkontot inte var tillgängligt för Skogsstyrelsen och därmed inte heller förvarat hos myndigheten i tryckfrihetsförordningens mening. Det bedömde kammarrätten i den här domen.

Avsändare bakom funktionsbrevlåda förblev anonyma

En person ville ha ut namnen på de olika registratorer som hade mejlat till henne från funktionsbrevlådan registrator@engelholm.se under en viss tidsperiod. Ängelholms kommun avslog begäran med hänvisning till att det inte fanns någon sammanställning som innehöll den informationen.

Personen överklagade och i kammarrätten förklarade kommunen sin ståndpunkt närmare:

Mailadressen registrator@engelholm.se är en funktionsbrevlåda som anställda handläggare har tillgång till och arbetar från. När en handläggare är inloggad som registrator registreras inte namnet på den som skickar e-posten. Den logglista som genereras visar bara registratorsadressen.

Kammarrätten gick på kommunens linje och avslog överklagandet med hänvisning till att det inte fanns någon handling hos kommunen som motsvarande personens begäran. Någon sådan handling gick inte heller att sammanställa med rutinbetonade åtgärder.

Automatgenererade e-postloggar var allmänna

Utbildningsnämnden i Bodens kommun tyckte inte att den kunde sammanställa e-postloggar för fyra av sina anställda med rutinbetonade åtgärder, eftersom det skulle ta för lång tid och bli för dyrt (fyra timmar till en timkostnad om 900 kronor).

Personen som hade begärt ut loggarna överklagade och kammarrätten upphävde utbildningsnämndens beslut. Enligt domstolen hade e-postloggarna skapats automatiskt hos nämnden och i den mån dessa fanns kvar där behövdes ingen sammanställning av uppgifter göras. Loggarna för de fyra anställda var alltså allmänna handlingar. Kammarrätten återförvisade ärendet till nämnden för sekretessprövning.

Jämför med KR Sthlm 4558-15.